مدیریت مالی

اگر ما در شرکت هایمان و برنامه هایمان «چرخ» را دوباره و دوباره اختراع می کنیم، یکی از دلایلش همین است که کسی «گزارش» نداده بود یا جایی «مکتوب» نشده بود که «این دپارتمان قبلاً چرخ را اختراع کرده است لطفاً شما زحمت نکشید …».

همیشه توصیه من به آنها که می خواستند فردی را به عنوان مسئول مکاتبات بازرگانی و بازاریابی شرکت خود استخدام کنند این بوده است که پنج سوال اساسی از آنها بپرسند. مسلماَ همه آنهایی که برای استخدام فرم استخدام را پر کرده اند به سوابق تحصیلی، کاری و حرفه ای خود بخوبی واقفند و اکثر آنها با توجه به آنچه می دانند و آنچه تجربه کرده اند این اعتماد به نفس را پیدا کرده اند که برای استخدام به شرکت شما مراجعه نمایند.

اما اکثریت ما نمی دانیم که آن «پنج سوال اساسی» چیست و نتیجتاً آن سوالات را با کارمند احتمالی مان مطرح نمی کنیم و از آنها نمی پرسیم و به همین لحاظ نمی دانیم یا اهمیت نمی دهیم که فرد مورد نظر ما تا چه اندازه برای کار کردن در عصر کنونی آمادگی دارد.

«اینترنت» و «پست الکترونیک» ابزار و سرویس و خدمات منحصربفرد و محشری است که عصر کنونی در اختیار ما قرار داده است. همه بخوبی می دانیم که این ابزار قدرتمند تا چه اندازه سریع و ارزان قیمت است، اما، متاسفانه، گاهی اوقات اهمیت آن را فراموش می کنیم.
با توجه به اینکه در عصر حرفه ای بودن زندگی می کنیم، به عقیده من «سوال اول» این است که از کارمند احتمالی مان بپرسیم : «آیا کارش را به صورت حرفه ای می داند؟» یعنی اینکه آیا آنقدر به خود، دانش و تجربه ای که دارد مطمئن است که بتواند از کارش در هر شرایطی (مکانی – زمانی) درآمدی را که خود خواهانش هست به دست آورد؟ پاسخ وی به این سوال جدیت او را در کاری که به او محول می شود نشان می دهد. نشان می دهد که فرد تا چه اندازه مسئولیت پذیر است و تا چه اندازه می تواند نسبت به آنچه آموخته یا به تجربه کسب کرده است مطمئن باشد. کارمند مورد نظر ما بایستی «انگیزه» – انگیزه برای آموختن بیشتر، اجرای بهتر و سریعتر و ادامه ی کار – داشته باشد.
مکاتبات و ارتباطات بازرگانی و بازرایابی (حتی از طریق اینترنت) نیازمند میزان بسیار بالایی از «خلاقیت» و «نوآوری» است. «سوال دوم» این است که «اگر به او وظایف متعددی بدهیم آیا می تواند از عهده انجامش بر بیاید؟» ببینید، این یک واقعیت است که در دوران رکود اقتصادی، بسیاری از شرکت ها سعی در کاهش هزینه های خود دارند، در سالهای اخیر، در اکثر کشورهای پیشرفته و صنعتی و حتی در کشورهای در حال توسعه کاهش نیروی انسانی و حفظ نیروهای کارآمدتر سرفصل آغاز تمام طرح ها و پروژه های کاری بوده است و این یک واقعیت است که همه ما با آن بخوبی آشنا هستیم.
در ایران خودمان، – متاسفانه به لحاظ فشارهای اقتصادی بیشتر و نیز تحریم ها – این تفکر مدیریتی تقریباً به صورتی گسترده جا افتاده است که شرکت ما «آچار فرانسه» لازم دارد. در بسیاری از شرکت ها، منشی مدیر عامل، در کنار وظایف معمول و معقول خود مثلاً پاسخگویی به تلفن ها، تایپ نامه ها، بایگانی نامه ها، مسئول روابط عمومی، مکاتبات بازرگانی، جمع آوری اطلاعات از اینترنت، جستجو روی اینترنت، مسئول حسابداری و فروش و بازاریابی و خرید و غیره نیز – در حاد ترین حالت و فجیع ترین وضعیت آن تکنسین اطاق عمل هم (چون کار تخصصی خودش را پیدا نکرده است!) – هست.
«سومین سوال» این است که آیا کارمند بالقوه ما توانایی سریع یادگرفتن و آموختن را دارد؟ این هم اشاره ای دارد به این واقعیت که ما در عصری زندگی می کنیم که من به آن گفته ام «عصر حرفه ای بودن و سرعت» – در این عصر نباید از رقبا عقب افتاد، برای این منظور بایستی هر چه سریعتر و حرفه ای تر بیاموزیم، هر چه بیشتر بیاموزیم، بیشتر و بهتر می توانیم درون گود باقی بمانیم و این نیازمند یک تلاش مستمر و بی وقفه است.
کارمندان مکاتبات بازرگانی و بازاریابی (خصوصاً از طریق اینترنت و پست الکترونیک» بایستی همواره به روز باشند) یک زبان خارجی مثل انگلیسی را دانستن دیگر یک امتیاز نیست، آشنایی با اصطلاحات تجاری و بازرگانی و بازاریابی دیگر مطرح نیست، حتی کار کردن با کامپیوتر و آشنایی با برنامه ها و نرم افزار های مختلف و مرتبط یک نیاز اساسی است، اما در نظر ما آن کسی که گفته ایم کارش را حرفه ای می داند بایستی این مجموعه Qualification را دارا باشد، بحث بر سر آن است که کلیه ابزارهای ما مثل همین «زبان» (تجاری / فنی / محاوره ای) در حال متحول شدن است، هر روز اصطلاحات تازه ای ساخته و پرداخته می شوند که بایستی نسبت به آنها آگاهی داشت و این آگاهی داشتن مستلزم آموختن است. این فن آوری های نوین، ارتباطات اینترنتی، برنامه ها و نرم افزار ها، همه و همه در حال بهتر شدن، متحول شدن و تغییرات اساسی هستند، سیستم عامل های کامپیوتر ها، پروتوکل ها و غیره و غیره، بنابر این، کارمند ما بایستی بتواند بسرعت بیاموزد.
سوال «چهارم» یک سوال اساسی و در عین حال سوالی – از نظر بسیاری از شما که اکنون شنونده و بعدها خواننده این مقاله هستید – پیش و پا افتاده است. سوال این است: از او باید بپرسید که «آیا می توانی بنویسی؟» ببینید، این خیلی ساده است، ما در حال گذشت سریع زمان هستیم، سرمایه گذاریهای ما، از وقت و زمان گرفته تا پول و اعتبارات مالی، برای رسیدن به هدفی است که ممکن است رسیدن به آن سالها به طول بیانجامد، ما برای نیل به اهداف و مقاصدمان، استراتژی های مختلف و متنوعی پیاده می کنیم، اگر آنها را بکار بردیم و به هدف مان رسیدیم بایستی نتیجه را مکتوب کنیم و در جایی به ثبت برسانیم تا بقیه (آیندگان) بدانند که ما از چه راهی رفتیم و به چه نتیجه ای رسیدیم.
نگارش گزارش یک وظیفه است. در بسیاری از شرکت هایی که با آنها کار کرده ام، متوجه شده ام که اغلب کارشناسان و مهندسان ما فاقد این توانایی ضروری بوده اند. بسیاری از آنها حتی نمی توانند یک صفحه گزارش بنویسند – به زبان مادری شان – که به زبان انگلیسی یا زبانهای دیگر پیشکششان! – ببینید این یک ضرورت است، الان خیلی از شما مهندسان و کارشناسان که صحبت های مرا می شنوید ممکن است در لحظه، از این بابت ناراحت شوید که کسی آمده است اینجا علناً و صراحتاً دارد این واقعیت را به شما می گوید.
در عصر حاضر، با دراختیار داشتن ابزار قدرتمندی مثل اینترنت که اکثراً همه چیز روی آن به صورت متنی و «مکتوب» رد و بدل می شود، شما بایستی بتوانید بنویسید. جمله بندی های درست و حرفه ای و با رعایت تمام اصول و قواعد گرامری، با سبک نگارشی (Writing Style) که به عنوان استاندارد از طرف شرکت و یا کارفرمای شما تعیین شده است کار می کند و موفق می شود. از کارمندان خود این را بخواهید که «نوشتن» را بیاموزند و تمرین کنند و انجام دهند.
«نوشتن یک نامه تجاری یا نوشتن به منظور بازاریابی کالا و یا خدماتی یک کار حرفه ای است، دودمان یک شرکت می تواند با نامه ای که اشتباه و پر از غلط های املایی یا دستور زبانی نوشته شده است بر باد برود.» به آنی تمام آنچه رشته اید پنبه می شود. سالها کار و تلاش شما به هدر می رود چرا که به این موضوع در زمانی که فردی را برای پذیرفتن مسئولیت «مکاتبات تجاری و بازاریابی» استخدام می کردید اهمیت نداده بودید.
«گزارش نویسی» در «عصر حرفه ای بودن و سرعت عمل» یک «باید» است. اگر ما در شرکت هایمان و برنامه هایمان «چرخ» را دوباره و دوباره اختراع می کنیم، یکی از دلایلش همین است که کسی «گزارش» نداده بود یا جایی «مکتوب» نشده بود که «این دپارتمان قبلاً چرخ را اختراع کرده است لطفاً شما زحمت نکشید …».
اما سوال آخر، کارشناسان بسیاری معتقدند، از آن فردی که قصد دارید او را به عنوان مسئول مکاتبات بازرگانی و بازاریابی (اینترنتی) خود استخدام کنید بپرسید که آیا می تواند مطلب یا گزارشی را که تهیه کرده است را بر روی اینترنت منعکس و منتشر کند؟ در یک کلام و خیلی ساده از او بپرسید که تا چه اندازه درباره زبان علامت گذاری HTML اطلاعات دارد؟ آیا می تواند با استفاده از HTML گزارشی را که تهیه کرده است در اینترنت Publish کند؟ حالا خیلی از شما ها را می بینیم که دارید می خندید.
خانم ها، آقایان، این را جدی می گویم، اگر کارمند بالقوه شما، نتواند یک متن ساده را بر روی اینترنت Publish کند به نظرم نباید اجازه دهید که به جمع کارمندان بالفعل شما وارد شود. بلی، همین جا و همین الان و در همین ایران خودمان، بسیاری از شرکت ها دارند از اینترانت ها و شبکه های LAN و WAN و اینترنت استفاده می کنند و کارکنان با استفاده از امکاناتی که شبکه برایشان فراهم آورده است با یکدیگر ارتباط دارند و می توانند یکدیگر را از آنچه در حال انجامش هستند مطلع سازند، واحد ها در ارتباط و تعامل نزدیک با یکدیگر هستند و گروه های کاری در حال کار.
گزارش ها، تجارب و دانش مکتوبی هستند که بایستی کارمندانتان بتوانند دیگران را در آن و در حدی که شرکت یا موسسه تان مجاز می شناسد سهیم سازند.

برچسب‌ها: دانلود نمونه مکاتبات بازرگانی, آموزش مکاتبات بازرگانی خارجی