مدیریت و بهرهوری زمان
ارزش زمان:
در میان منابع و امکاناتی که مدیران و کارکنان در اختیار دارند، با اهمیتترین، با ارزشترین، و کمیابترین آنها «وقت و زمان» در دسترس است. تنها منبعی که قابل جایگزینی و بازیابی نیست. یکی از مشکلات مدیران و کارکنان (خصوصا در دوایر دولتی) عدم استفاده بهینه از زمان است که باعث هرز رفتن این منبع گران بها میشود.
هر چند که طول شبانه روز برای کلیه افراد یکسان است ولی این چنین به نظر میرسد که بعضی از مدیران و کارکنان از نظر وقت بسیار در مضیقهاند. هنگام ناهار خوردن کار میکنند و حتی مقدار زیادی کار برای انجام دادن به خانه میبرند، در حالی که عده دیگری انگار تمام وقت دنیا را در اختیار دارند. در حالی که کارشان را خوب و به موقع انجام میدهند، بعد از انجام کارشان وقت اضافی برای پرداختن به زندگیشان دارند.
توانایی استفاده از وقت غالبا آن چیزی است که مدیران خوب را از مدیران ضعیف جدا میکند (اگر نمیتوانیم خودمان را سازمان دهیم چگونه میتوان به ما برای سازمان دادن دیگران اعتماد کرد؟!!)
فقط تعداد قلیلی از ما آن طور که باید از وقت استفاده میکنیم. اغلب ما به جای پرداختن به کارهای ضروری و منطقی و اموری که باید به آنها پرداخت، بیشتر به کارهایی میپردازیم که مورد توجه و علاقه خودمان است. بیشتر از آنچه وقت داریم کار قبول میکنیم و در مقابل کسانی که از ما میخواهند روی مسایلی (که مربوط به آنها است و نه مربوط به ما) کار کنیم جواب نه نمیدهیم و غیره.
مدیران و کارکنانی که از زمان خود به درستی استفاده نمیکنند دچار مشکلات زیر خواهند شد.
• به تعویق افتادن کارها
• افزایش اشتباهات در انجام وظایف
• ناقص انجام دادن وظایف
• از بین رفتن منابع و امکانات
• ایجاد نارضایتی در همکاران و ارباب رجوع
• افزایش فشار عصبی (استرس)
• از دست دادن فرصتها
• تغییر خلق و خوی (بد اخلاقی در محیط کار)
• افزایش فراموشی در انجام وظایف
• افزایش بیماریهای جسمی (زخم معده، دیابت، بیماریعصبی و ….)
لازم به ذکر است نظر به اهمیت موضوع مدیریت زمان و تأثیر فراوان آن بر موفقیت و یا شکست در امور سازمان، در این موضوع مقالات و کتب مفید بسیاری تألیف شده است، و هدف نگارنده ارائه طریقی نو نبوده است و صرفا به مصداق «فذکر ان ذکرا تنفع المؤمنین» از باب یادآوری مطالبی جمع آوری و به رشته تحریر درآمده است.
* * * * *
همانگونه که برای هر مشکل و بیماری عامل و یا عواملی وجود دارد و برای معالجه آلام و حل مشکلات در گام نخست شناخت صحیح آنها ملاک اصلی است، لذا شناخت آفات مدیریت زمان و وقت اولین قدم است که باید به آن دست یازید تا بتوان در پی اصلاح و درمان آن برآمد.
عوامل اتلاف زمان:
آفات وقت را میتوان در سه زمینه دسته بندی کرد:
۱٫ آفاتی که به خود فرد مربوط است.
۲٫ آفاتی که دیگران عامل آن محسوب میشوند.
۳٫ آفاتی که اتفاقات مولد آن هستند.
آفاتی که به خود فرد مربوط است.
ریشه اصلی اتلاف وقت در «خود فرد» نهفته است. اگر کسی بتواند با کنترل «خود» عوامل اتلاف وقت را از بین ببرد، دیگران و اتفاقات نمیتوانند تأثیر عمدهای در اتلاف وقت وی داشته باشند. اصلیترین عامل اتلاف وقت روحیات و خلقیات فردی است.
آفات اتلاف وقت بسته به روحیات و منش افراد متفاوت است و هر فرد باید به دنبال شناسایی آفات خود باشد. در اینجا به برخی از آفات که اکثر ما گرفتار آن هستیم اشاره میشود.
۱٫ نداشتن هدف مشخص و در نتیجه نداشتن برنامه ریزی در کارها
فردی که هدف مشخصی ندارد و نمیداند که چه باید بکند، برای رسیدن به هدف برنامهریزی ندارد و در نتیجه نمیتواند بر وقت خود مدیریت نماید؛ و در این میان برنامهریزی معنایی نخواهد داشت.
۲٫ عدم رعایت اولویتها در انجام وظایف:
گاه میشود که فرد برنامه خود (یعنی مجموعه فعالیتهای روزانه خود را) میداند لیکن به دلیل عدم اولویت بندی کارها و تعیین نکردن کارهای درجه یک و دو و سه، وقت خود را به کارهای درجه سه میگذراند و از کارهای درجه یک باز میماند و در حقیقت اتلاف وقت میکند.
۳٫ بی نظمی:
فرد نامنظم علاوه بر اتلاف وقت خود، باعث اتلاف وقت و هدر رفتن عمر سایرین میشود. فرد نامنظم چون کارهای خود را طبق روال صحیحی انجام نمیدهد، برای جبران بینظمی خود مجبور است بارها دوباره کاری کند و وقت بیشتری را از دست بدهد.
۴٫ تسویف (کار امروز را به فردا انداختن):
فردی که تسویف میکند دایما کارها را به تعویق میاندازد. وی توجه نمیکند که فردا نیز وظایفی دارد و با این عمل، بار فرداها را سنگینتر میکند تا جایی که قادر به انجام وظایفش نخواهد بود.
او دچار گرفتاری دیگری نیز میشود و آن استرس و نگرانی دائمی از اینکه کاری مانده و باید آن را انجام دهد و به مرور زمان انجام آن را دشوارتر میبیند و در نتیجه یا دچار بیماری عصبی شده و یا نسبت به امور بیتفاوت میشود و به عنوان عنصری بی تعهد نسبت به وظایف شناخته میشود.
گرفتاری دیگری که دامنگیر او میشود از دست دادن فرصتها است. فرصتهایی که شاید بسیار راهگشا باشند و هرگز در زمان دیگری به دست نیایند.
۵٫ تنبلی:
فردی که دچار بیماری تنبلی و راحت طلبی است، نمیتواند بر وقت خود مدیریت کند. فرد تنبل چون اهل تحرک نیست، حتی اهداف قابل دسترسی و آسان را دست نیافتنی میبیند و به همین دلیل، اوقات خود را به بطالت میگذراند.
۶٫ عجله:
فرد عجول در طرف مقابل فرد تنبل قرار دارد. او مسایل را سرسری میگیرد و جوانب مختلف کار را در نظر نمیگیرد و دچار عارضه بیدقتی میشود ]به قولی دقت را فدای سرعت میکند [. این بیتوجهی باعث بروز صدماتی میشود که برای رفع آنها به چند برابر وقت صرف شده نیاز میباشد. فرد عجول به مرور ایام، چون طمأنینه لازم را در انجام کارها ندارد، دچار وسواس و فراموشی میشود و برای درست انجام دادن یک کار شاید تا چند مرتبه مجبور به تکرار در انجام آن شود.
۷٫ بار بیش از توان:
پذیرفتن مسؤولیتهای متعدد باعث میشود که فرد نتواند به پارهای از آنها رسیدگی کند. اگر فرد با تلاشی صادقانه بخواهد کارهای خود را به انجام برساند، چون بار بیش از توان وی است، پس از مدتی دچار بیماریهای جسمی و روحی شده و یا به علت وازدگی از کار، نسبت به انجام مسؤولیتهای خود بیتفاوت خواهد شد.
۸٫ کنجکاوی و دخالت غیر ضروری
دخالت در اموری که مربوط به شخص نمیشود، (به دلیل کنجکاوی، خودنمایی و یا به هر علت دیگری که باشد) باعث میشود که فرد در کارهای فرعی و غیر ضروری درگیر و مشغول شود و از وظایف اصلی خود باز بماند.
۹٫ پر حرفی:
فرد پر حرف وقت خود و دیگران را تلف میکند. هر چند گپهای روزانه با دوستان و همکاران به میزان کم (معتدل) میتواند تمدد اعصابی برای کارکنان محسوب شود و موجب عملکرد بهتر آنان شود، لیکن گزافه گویی و پرحرفی به هر مناسبت و فرار از انجام کارها و گپهای مکرر، نشانه سوء مدیریت زمان و عدم توجه به اتلاف این سرمایه گرانبها است.
۱۰٫ تعارف و رودربایستی:
وقتی که فردی نمیتواند و یا نمیخواهد کاری را انجام دهد و بیمورد تعارف میکند، مجبور به انجام اموری میشود که باعث اتلاف وقت او میشود.توانایی گفتن نه در مواقع ضروری از هنرهای مدیریت زمان است.
۱۱٫ در دسترس بودن:
اگر در دسترس بودن فرد ضروری نباشد و وی خود را به آن عادت ندهد وقت زیادی از او تلف میشود. این به معنای بستن در برای مراجعان یا پنهان شدن در جایی نیست. مدیر بایستی فقط برای امور لازم و ضروری در دسترس باشد. ارتباط بیش از حد نه تنها تأثیر مثبت ندارد، بلکه باعث اتلاف وقت و کندی در انجام امور و تصمیمگیری خواهد شد.
۱۲٫ عدم حساب کشی:
بیتوجهی و عدم حسابرسی از عملکرد روزانه باعث میشود که فرد به اتلاف وقت خود عادت کند و این مسئله برای او امری عادی و روزمره شود. فردی که هر شب قبل از خواب به بررسی عملکرد خود بپردازد و کردههایش را با برنامهها و بایدهایش مقایسه کند و به تجزیه و تحلیل اشکالاتش بپردازد، اگر واقعا مصمم بر تغییر و اصلاح باشد، موفق خواهد شد.
آفاتی که به دیگران مربوط میشود:
علاوه بر خود، دیگران نیز میتوانند عامل اتلاف وقت باشند. بخش عمدهای از وقت مدیران توسط دیگران تلف میشود. برای جلوگیری از اتلاف وقت توسط دیگران باید قاطع و محترمانه برخورد کرد. از جمله موارد عمدهای را که میتوان نام برد عبارتند از:
۱٫ کار دیگران
گاهی اوقات افراد تحت امر، کارهایی را که موظف به انجام آن هستند به مدیر خود محول میکنند. دلایل مختلفی برای این امر وجود دارد که نبود سیاستهای مشخص و عدم توجیه سلسله مراتب، ناتوانی و عدم کارآیی سلسله مراتب، دخالت بیش از اندازه مدیر در جزئیات، از آن جمله است.
۲٫ جلسات
یکی از عوامل اصلی اتلاف وقت مدیران، جلسات غیرضروری است. چگونگی برگزاری جلسات مفید، خود بحث جداگانهای است. مدیر باید سعی کند تعداد و مدت جلسات خود را به حداقل ممکن برساند و دلیل برگزاری هر جلسه برای او و شرکت کنندگان روشن باشد.
۳٫ مراجعات:
بسته به کار تشکیلات و نوع وظایف مدیر، میزان مراجعات متفاوت است؛ بعضی از مدیران توجه ندارند که به چه میزان باید قابل دسترسی باشند و با سیاست درهای باز توان مدیریت بر وقت خود را از دست میدهند. مدیر باید قابل دسترسی باشد؛ ولی در مواقع ضروری و اوقاتی که حتما باید ملاقات و مراجعهای صورت گیرد، لازم است مورد به اطلاع وی رسانیده شود. اگر قرار باشد همه کارها بدون سلسله مراتب به مدیر ارجاع شود وقت زیادی از وی تلف خواهد گردید.
۴٫ مکالمات تلفنی:
صحنهای را تصور کنید که یکی از همکاران یا نزدیکانتان به دلیل فشارهای عصبی دچار بحران روحی شدید شده و خود را به لبه پنجره اطاق کار شما که در آخرین طبقه اداره واقع شده است رسانیده و تصمیم به خودکشی دارد. شما سعی میکنید او را از این تصمیم منصرف نمایید و درست زمانی که قصد دارد از پنجره خود را به پایین پرتاب نماید تلفن اطاقتان زنگ میزند. آیا به این تلفن پاسخ میدهید؟! پاسخ قطعا منفی است.
این مثالی است از مدیرانی که در حال انجام مهمترین امور سازمانی هستند و ناگاه تلفن زنگ زده و آنان بدون تأمل و بر حسب عادت کار را رها کرده و گوشی را بر میدارند.
راههای کنترل نمودن زمان
• وظایف افراد را دقیقا مشخص کنید.
• تفویض اختیار کنید (در حد توان، تخصص، و تعهد افراد)
اداره کردن به معنی رسیدن به نتایج از طریق سازمان دادن کار دیگران است. شما (به عنوان یک مدیر) نمیتوانید به تنهایی تمام کار قسمت را انجام دهید. باید با دیگران مشارکت کنید و حتی کارهایی را که بهتر از هر فرد دیگری در گروهتان انجام میدهید به افراد گروه بسپارید. اگر چنین نکنید وقت برای کارهایی که فقط خودتان قادر به انجام آن هستید ندارید). تفویض اختیار فقط واگذاری کار نیست. اگر به افراد نحوه انجام کار را بگویید ولی آزادی استفاده از ابتکار را به آنها ندهید تفویض اختیار نکردهاید.
• برنامه ریزی کنید
• مشارکت در تصمیمگیری (جلوگیری از هدر رفتن منابع و زمان مجدد برای ترمیم کار غلط)
• ایجاد هماهنگی در بین کارکنان (جلوگیری از کارهای مضاعف)
• تخصیص سنجیده منابع و امکانات
• منظم باشید.
• ساعتی را به استراحت مطلق اختصاص دهید (خستگی در کار باعث ضعف در تصمیمگیری خواهد شد و در نتیجه زمان در دسترس مدیران را دوباره ترمیم تصمیم غلط اختصاص میدهد).
• خوب گوش دهید.
• اطلاعات مورد نیاز را دقیق جمعآوری کنید.
• آیندهنگری داشته باشید.
• وظایف افراد را مطابق توان افراد تعیین کنید.
• خوش خلق باشید (بد اخلاقی و تندخویی مدیر باعث میشود که ناخواسته کارمند نتواند که اهداف و ماموریت محول شده سؤال نموده و مشکلاتش را رفع نماید و در نتیجه کار را غلط و ناقص انجام میدهد و باعث صرف زمان مجدد برای تصمیمگیری و رفع خطا میگردد).
• افراد را تشویق کنید (تشویق باعث تعهد کاری گشته و کار درست انجام میگیرد و نیاز به کنترل «صرف زمان» را از بین میبرد).
• اهداف و نظرات خود را به طور دقیق، شمرده، و در جملات کوتاه بیان کنید.
برای حل مشکل مراجعان:
• از منشی یا معاون خود بخواهید با مراجعان صحبت کند
• توان جواب “نه” مؤدبانه در قبال درخواستهای نابجا را در خویش ایجاد نموده و به موقع بکار برید.
• به مردم تفهیم کنید که در چه مواقعی آماده دیدن آنها هستید و در چه مواقعی نمیتوانید آنها ببینید
• با قرار قبلی، افرادی را که لازم است ملاقات کنید
• کارکنان خود را تشویق کنید که صرفا با مشکل به شما مراجعه نکنند مگر اینکه قبلا راه حلهای ممکنه را بررسی کرده باشند
• به جای دیگران فکر نکنید
• در بحث یا مکالمه راجع به نکات حساس صحبت کنید
• پس از گرفتن نتیجه سریعا بحث یا مکالمه را خاتمه دهید
برای حل مشکل تلفن:
• از منشی خود بخواهید به تلفنها پاسخ دهد
• در روز وقت مشخصی را برای تلفن زدن/ جواب دادن تعیین کنید
• هنگام صحبت با تلفن قاطع باشید و سعی کنید به جای نشستن بایستید
• زمان احوالپرسی را به حداقل لازم برسانید
برای حل مشکل جلسات:
• بدون هدف تشکیل جلسه ندهید
• قرار جلسات را اگر موضوعی برای طرح در آنها ندارید لغو کنید
• هیچ وقت بدون آنکه بدانید چه انتظاری از جلسه دارید وارد آن نشوید
• اگر مسؤول جلسه هستید سعی کنید شرکت کنندگان وقت را تلف نکنند
• اگر مسؤول نیستید وقت دیگران را تلف نکنید
• اگر حضور شما در کمیتهها لزومی ندارد، در آنها شرکت نکنید
طرز انجام کار:
• به یک نفر آموزش لازم را برای تشخیص نامههایی که ارزش توجه شما را دارند، بدهید
• مطالبی از بخشنامهها را که به کار شما مربوط نمیشود نخوانید
• از یکی از کارکنانتان بخواهید که مطالب مهم را برای شما خلاصه کند
• از کارکنانتان بخواهید که یادداشتها و غیره را مختصر بنویسند
• اگر کار با یک مکالمه تلفنی انجام میشود نیازی به نوشتن نیست
• وقتی دست نوشته کافی است یادداشت را تایپ نکنید
• کار امروز را به فردا موکول نکنید. پس از انجام کار خواهید دید که تا چه حد احساس راحتی میکنید
بیایید با خود صادق باشیم!
واقعا چقدر و تا چه میزان نسبت به استفاده بهینه از وقت و زمان خویش جدیت داشته و برای آن اهمیت قایل هستیم و تا چه میزان بر وقتمان مدیریت اعمال میکنیم. برای درک این موضوع پرسشنامه ذیل را و نمرهای که به آنها میدهیم ما را به این هدف و مقصود بیشتر رهنمون خواهد شد.
_ نمره صفر برای جواب (هرگز)
_ نمره ۱ برای جواب (کمتر اوقات)
_ نمره ۲ برای جواب (نیمی از اوقات)
_ نمره ۳ برای جواب (بیشتر اوقات)
_ نمره ۴ برای جواب (همیشه)
۱ آیا به طور منظم کارهای روزانه خود را برنامهریزی میکنید؟
۲ آیا قرارها و اقداماتی که در هر روز باید انجام دهید یادداشت میکنید؟
۳ آیا در انجام کارهای روزانه خود اولویتبندی قائل میشوید؟
۴ آیا برای وسایل خود جای مشخصی معین کرده و هر چیز را در محل خودش قرار میدهید؟
۵ آیا در هر زمان توجه خود را به یک کار معطوف میکنید؟
۶ آیا پروژههای بزرگ را به قسمتهای کوچکتر تقسیم کرده و انجام میدهید؟
۷ آیا مهمترین کارهایتان را در بهترین اوقات روز انجام میدهید؟
۸ آیا وقتی را در روز برای خود مشخص میکنید که مزاحمتی برای شما فراهم نشود و فارغ البال به کار خود بپردازید؟
۹ آیا از تسویف و پشت گوش انداختن امور دوری میکنید؟
۱۰ آیا هر کاری را در زمان خودش انجام میدهید؟
۱۱ آیا برای انجام هر کاری زمان پایان آن را مشخص میکنید؟
۱۲ آیا در روز وقتی را برای بررسی مشکلات خود و یافتن راه حلهای مناسب قرار میدهید؟
۱۳ آیا کارها را تا رسیدن به نتیجه پیگیری میکنید؟
۱۴ آیا از به تعویق افتادن امضای نامهها و رسیدگی به کارتابل خود ممانعت میکنید؟
۱۵ آیا انجام برخی کارها را به دیگران میسپارید؟
۱۶ آیا وقتی کاری را به دیگری میسپارید، اختیار لازم و متناسب برای انجام کار را به فرد میدهید؟
۱۷ آیا کاری را که به دیگران میسپارید، نظارتهای لازم را برای رسیدن به نتیجه انجام میدهید؟
۱۸ آیا کوشش میکنید که کارهای خود را بر طبق برنامه تعیین شده انجام دهید؟
۱۹ آیا تا به زمان پایان کاری نزدیک نشوید، اقدامی جدی برای انجام کار صورت میدهید؟
۲۰ آیا در انجام امور از سستی و تنبلی پرهیز میکنید؟
۲۱ آیا در انجام کارها دقت کافی به خرج داده و از عجله دوری میکنید؟
۲۲ آیا خود را فردی جدی و پیگیر میدانید؟
۲۳ آیا سعی میکنید بیش از یک مسؤولیت نپذیرید؟
۲۴ آیا خود را فردی خوش خلق میدانید و به دیگران احترام میگذارید؟
۲۵ آیا دیگران شما را فردی خوش برخورد میدانند؟
۲۶ آیا در مسؤولتی که پذیرفتهاید خود را با انگیزه میبینید؟
۲۷ آیا برای تعیین اهداف و چگونگی انجام امور، وقت کافی برای فکر کردن اختصاص میدهید؟
۲۸ آیا به نظر خودتان سنجیده سخن میگویید؟
۲۹ آیا از انجام کارهایی که نسبت به آنها اطلاع کافی ندارید دوری میکنید؟
۳۰ آیا از اظهار نظر در مورد مسایلی که صاحب نظر نیستید اجتناب میکنید؟
۳۱ آیا از ایجاد مشغولیت ذهنی زیاد و بیمورد برای خود جلوگیری میکنید؟
۳۲ آیا از دخالت در اموری که به شما مربوط نیست پرهیز میکنید؟
۳۳ آیا کلیه کارهایی که انجام میدهید به نظر خودتان ضروری و لازم است؟
۳۴ آیا وقتی را برای تنظیم برنامه روزانه خود در نظر میگیرید؟
۳۵ آیا به دنبال کشف عیوب خود و رفع آنها هستید؟
۳۶ آیا با توجه به حرفهای دیگران گوش میکنید؟
۳۷ آیا از شنیدن مطالب غیر ضروری پرهیز میکنید؟
۳۸ آیا وقتی با کسی درباره مسایل کاری صحبت میکنید و او خارج از موضوع صحبت کند، از ادامه صحبت او به طریقی مناسب جلوگیری میکنید؟
۳۹ آیا در گفتار از پراکنده گویی پرهیز میکنید و هر بار روی یک موضوع مشخص صحبت میکنید تا به نتیجه برسید؟
۴۰ آیا در مدیریت جلسات موفق هستید؟
۴۱ آیا قبل از جلسه دستور کار را مشخص میکنید؟
۴۲ آیا قبل از جلسه خود را برای مباحث دستور کار آماده میکنید؟
۴۳ آیا در طول جلسه از پراکنده گویی ممانعت میکنید؟
۴۴ آیا کوشش میکنید که در حداقل وقت ممکن جلسات برگزار شود؟
۴۵ آیا پس از جلسه به بررسی اشکالات موجود و رفع آنها مبادرت میروزید؟
۴۶ آیا از برگزاری و شرکت در جلسات غیر ضروری اجتناب میورزید؟
۴۷ آیا از تأسف بی مورد بر گذشته اجتناب میکنید؟
۴۸ آیا از خیال پردازی برای آینده پرهیز میکنید؟
۴۹ آیا در حال زندگی میکنید و بیشتر به مسایل حال توجه دارید؟
۵۰ آیا واقعا مصمم به بهبود مدیریت وقت خود هستید؟
حال با محاسبه مقادیر فوق به نتیجهگیری میپردازیم:
۱) ابتدا کلیه اعداد را با هم جمع کنید.
۲) حاصل را بر عدد ۱۰ تقسیم کنید.
از ۱۸ تا ۲۰ نشانه مدیریت عالی و بسیار خوب زمان است
از ۱۵ تا ۱۸ نشانه خوب است
از ۱۰ تا ۱۵ متوسط
از ۵ تا ۱۰ بد
و از صفر تا ۵ نشانه مدیریت خیلی بد است.
اعداد ۱۸، ۱۵، ۱۰ و ۵ مرز محسوب میشود و باید در سنجش، در ردیف پایینتر، یعنی ردیفهایی که این اعداد شروع آنها است به حساب آورد.
برچسبها: مدیریت و بهرهوری زمان, مدیریت زمان, مالتی تسکینگ, تیوری مدیریت زمان