دستورالعمل راهبری شرکتی
ناشران پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار تهران و فرابورس ایران
در راستای حمایت از حقوق سرمایهگذاران، پیشگیری از وقوع تخلفات ونیز ساماندهی و توسعه بازار شفاف و منصفانه اوراق بهادار طبق بندهای ۸، ۱۱ و ۱۸ ماده ۷ قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران (مصوب آذرماه ۱۳۸۴ مجلس شورای اسلامی) و با هدف اجرای ماده ۳۵ دستورالعمل پذیرش اوراق بهادار در بورس اوراقبهادار تهران (اصلاحیه مصوب ۱۵/۰۵/۱۳۹۰)، این دستورالعمل در تاریخ ………. در ….. ماده و…. تبصره به تصویب هیئت مدیرهی سازمان بورس و اوراق بهادار رسید. رعایت مفاد ایندستورالعمل، از تاریخ ابلاغ آن، برای ناشران پذیرفتهشده در بورس اوراق بهادارتهران و فرابورس ایران الزامی است.
فصل اول: تعاریف
ماده (۱) : اصطلاحات و واژههای تعریفشده در مادهی یکقانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران، در صورت کاربرد، با همان مفاهیم دراین دستورالعمل بهکار رفتهاند. سایر اصطلاحات و واژههای بهکار رفته به شرح زیرتعریف میشوند:
۱- شرکت:ناشر پذیرفتهشده در بورس اوراق بهادار تهران و فرابورس ایران
۲- مدیر مستقل: شخص حقیقی یا حقوقی عضو هیئتمدیره است کهعلاوه بر احراز شرایط استقلال، منتخب سهامدار عمده (۱) نباشد
۳- شرایط استقلال: فقدان هرگونه رابطه یا منافع مستقیم یاغیرمستقیم که بر تصمیمگیری مستقل شخص اثرگذار باشد، موجب جانبداری وی از منافعفرد یا گروه خاصی از سهامداران یا ذینفعان شود یا سبب عدم رعایت منافع یکسانسهامداران گردد.
موارد ذیل برخی از مصادیقی است که (به تشخیص مقام انتخابکننده)ممکن است منجر به عدم تحقق شرایط استقلال برای شخص شود:
الف) مالک بیش از پنج درصد سهام شرکت اصلی، شرکتهای فرعی، مشارکتخاص و سهامداران عمده آن باشد،
ب) طی سهسال قبل از انتخاب، طرف قرارداد یا دارای معاملات تجارییا روابط تجاری بااهمیت مستقیم یا غیرمستقیم با شرکت اصلی، شرکتهای فرعی، مشارکتخاص و سهامداران عمده آن باشد،
ج) در طی مدت دو سال قبل از انتخاب، هرگونه مسئولیت اجرایی و رابطهاستخدامی در شرکت اصلی، شرکتهای فرعی، مشارکت خاص و سهامداران عمده آن داشته باشد،
د) رابطه سببی یا نسبی (طبقه اول و دوم) با اعضای هیأت مدیره،مدیرعامل، مشاوران یا کارکنان ارشد فعلی داشته باشد،
ه) در کسب و کاری که ماهیتاً مشابه شرکت اصلی، شرکتهای فرعی،مشارکت خاص و سهامداران عمده آن است، فعالیت داشته باشد،
و) جزء کارکنان مؤسسه حسابرسی مستقل شرکت اصلی، شرکتهای فرعی،مشارکت خاص و سهامداران عمده آن باشد، و
ز) منافع یا رابطه مشترک با اهمیتی با اعضای هیئت مدیره شرکت، درسایر شرکتها یا هیئتمدیرههای آنها داشته باشد.
تبصره: چنانچه مدیر مستقل منتخب مجمع عمومی صاحبان سهام، شخص حقوقیباشد، احراز شرایط استقلال برای نماینده وی نیز الزامی است.
۴- امین سهام: نهاد مالی ثبت شده نزد سازمان بورس و اوراق بهادار است که مجوزارائه خدمات سهام را از سازمان دریافت نموده است. خدمات سهام عبارتند از: نگهداریاوراق سهام، وجوه نقد و اوراق مشارکت متعلق به مشتریان، اخذ سود، سهام جایزه، حق تقدمو سایر منافع سهامداران از شرکت، پذیرهنویسی سهام، شرکت در مجامع، خرید، فروش واداره سبد سهام و نظایر آن.
۵- سهامداران مدیریتی: هر سهامداری که یکی از شرایط زیر را داشتهباشد سهامدار مدیریتی است:
الف) اشخاص حقیقی که به واسطۀ سهامداری خود،اقوام نسبی از طبقه اول و دوم و یا اشخاص حقوقی تحت کنترل خود، مجموعاً کنترل شرکترا در اختیار داشته باشند.
ب) اشخاص حقوقی که به واسطه سهامداری خود، اشخاص حقوقی تحت کنترل ویا اشخاص حقوقی با کنترل کننده مشترک مجموعاً کنترل شرکت را در اختیار داشتهباشند.
۶- سهامداران غیرمدیریتی: به آندسته از سهامداران شرکتکه جزء سهامداران مدیریتی نباشند، اطلاق میگردد.
۷- کنترل: تواناییراهبری سیاستهای مالی و عملیاتی یک واحد تجاری به منظور کسب منافع اقتصادی ازفعالیتهای آن، میباشد.
۸- شرکت اصلی: یک شرکتکه دارای یک یا چند شرکت فرعی است.
۹- شرکت فرعی: یک شرکتکه تحت کنترل یک شرکت دیگر (شرکت اصلی) است.
۱۰- اشخاص وابسته: اشخاص وابسته مندرج در دستورالعمل معاملات با اشخاص وابسته مصوبسازمان بورس و اوراق بهادار میباشد.
۱۱- مشارکت خاص: توافقی قراردادی است که به موجب آن دو یا چندطرف، یک فعالیت اقتصادی تحت کنترل مشترک را به عهده میگیرند.
۱۲- کنترل مشترک: مشارکت در کنترل یک فعالیت اقتصادی به موجب یکتوافق قراردادی، میباشد
۱۳- افشاء: ارسال اطلاعات به سازمان و انتشار عمومی وبه موقع اطلاعات مطابق ضوابط و دستورالعمل اجرایی افشای اطلاعات شرکتهای ثبت شدهنزد سازمان و سایر مقررات ذیربط، میباشد.
فصل دوم: هیأت مدیره
ماده (۲) : اعضای هیئت مدیره باید دارای تحصیلات، تجربه ومدارک حرفهای مربوط و معتبر بوده و از دانش و مهارت کافی در حوزه موضوع فعالیتشرکت برخوردار باشند. تعداد اعضای هیأت مدیره باید به میزانی باشد که امکان انجامبحثهای سودمند و تصمیمگیری منطقی و همچنین نظارت کافی در ارتباط با امور شرکتفراهم باشد. اکثریت اعضای هیأت مدیره باید غیرموظف باشند و تعداد مدیر یا مدیرانمستقل هیأت مدیره نباید کمتر از ۲۰ درصد تعداد کل اعضای هیأت مدیره باشد.
تبصره ۱: تعداد اعضای هیئت مدیره برای شرکتهایبزرگ، طبق اعلام سازمان بورس و اوراق بهادار، حداقل هفت نفر میباشد.
تبصره ۲: موظف شدن اعضای هیأت مدیره، ضمن رعایتشرایط این ماده، صرفاً پس از تصویب هیأت مدیره امکانپذیرخواهد بود و مدیر ذینفعدر این تصمیمگیری حق رأی ندارد.
تبصره ۳: در ترکیب هیأتمدیره، باید حداقل یک عضومستقل مالی یا غیرموظف مالی حضور داشته باشد که دارای تحصیلات کارشناسی مالی(حسابداری، مدیریت مالی، اقتصاد، و سایر رشتههای مدیریت با گرایش مالی یا اقتصاد)و تجربه مرتبط باشد.
تبصره ۴: شخصی که به عنوان مدیر مستقل انتخاب میشود،به صورت متوالی، تنها برای یک دوره دیگر به عنوان مدیر مستقل قابل انتخاب خواهدبود.
ماده (۳) : رئیس هیأت مدیره از بین اشخاص غیرموظف هیأتمدیره انتخاب میشود. هر فرد میتواند حداکثر در ۵ شرکت به عنوان عضو غیرموظف هیأت مدیره منصوبشود. هیچ فردی نمیتواند در بیش از یک شرکت به عنوان مدیرعامل یا عضو موظف هیأتمدیره فعالیت نماید.
ماده (۴) : هیأت مدیره باید دارای یک دبیرخانه باشد کهمسئولیت اجرایی تشکیل و مستندسازی جلسات هیأت مدیره، جمعآوری اطلاعات موردنیاز وپیگیری انجام امور کارشناسی مورد درخواست اعضای هیأت مدیره و حصول اطمینان ازانجام تکالیف قانونی هیأت مدیره را به عهده داشته باشد.
تبصره: مستندات و اطلاعات موضوع این ماده شامل مستندات و اطلاعاتارسالی کمیتههای تخصصی هیئتمدیره، باید در اسرع وقت و بدون هیچ مانعی در اختیاردبیر هیأت مدیره قرار گیرد.
ماده (۵) : ریاست دبیرخانهی هیأت مدیره به عهده دبیر هیأت مدیرهاست که با پیشنهاد رئیس هیأت مدیره و تصویب هیأت مدیره منصوب و زیر نظر رئیسهیأت مدیره انجام وظیفه میکند. انتخاب افراد خارج از هیأت مدیره به عنوان دبیرهیأت مدیره بلامانع است. وجود دبیر، نافی تکالیف و وظایف رئیس هیأت مدیره مطابققانون تجارت و سایر قوانین نمیباشد.
تبصره: سمت دبیر هیأت مدیره مسئولیت اجرایی و رابطه استخدامی تلقینمیگردد.
ماده (۶) : دبیر هیأت مدیره باید در تمام جلسات هیأتمدیره حضور داشته باشد. مسئولیت تنظیم صورت مذاکرات و مصوبات هیأت مدیره، پیگیریمصوبات، و تهیه گزارش از اجرای مصوبات هیئت مدیره بر عهده دبیر هیأت مدیره است. ویموظف است، تمام مصوبات و صورت خلاصه مذاکرات هیأت مدیره را بهترتیب شماره وتاریخ جلسه نگهداری کند.
تبصره ۱: تشکیلات و رویههای اجرایی دبیرخانه هیأتمدیره باید در قالب آییننامهای به پیشنهاد دبیر هیأت مدیره و تصویب هیأت مدیرهمدون و مستقر شود.
تبصره ۲: عدم حضور دبیر در جلسات هیأت مدیره مانعاز برگزاری جلسه و تصمیمگیری نخواهد بود.
ماده (۷) : جلسات هیأت مدیره باید در هر ماه حداقل یک باربرگزار شود. ترتیب و تاریخ برگزاری جلسات هیأتمدیره باید در اولین جلسه هیأتمدیره برای دورههای شش ماهه به تصویب هیأت مدیره برسد. هیأت مدیره باید تعدادجلسات برگزار شده طی سال و دفعات حضور هر یک از اعضای هیأت مدیره در جلسات را درگزارش سالانه خود به مجمع عمومی صاحبان سهام درج نماید.
ماده (۸) : دستور جلسات آتی هیأت مدیره با پیشنهاد هرکداماز اعضای هیأت مدیره تعیین و ترتیب اولویت طرح آنها در جلسات با نظر رئیس هیأت مدیرهخواهد بود. چنانچه اکثریت اعضای هیأت مدیره به صورت مشترک نظر دیگری در خصوص تعییناولویتها داشته باشند، در این شرایط باید مطابق تصمیم اکثریت اقدام شود.
ماده (۹) : هیأت مدیره باید با اتخاذ رویههای مناسب، درچارچوب قوانین و مقررات، حقوق سهامداران از جمله موارد زیر را حفظ کند:
۱٫ حضور و اعمال رأی در مجامع عمومی صاحبان سهام؛
۲٫ دسترسی به اطلاعات به موقع و قابل اطمینان شرکت؛
۳٫ تملک و ثبت مالکیت سهام؛
۴٫ سهیم بودن در منافع شرکت؛
۵٫ دریافت بهموقع سود سهام.
ماده (۱۰) : هیأت مدیره باید کنترل داخلی اثربخش را بهمنظور حصول اطمینان معقول از حفاظت از داراییها و منابع شرکت در برابر اتلاف،تقلب و سوء استفاده، تحقق کارایی و اثربخشی عملیات شرکت، کیفیت گزارشگری مالی ورعایت قوانین و مقررات، مطابق با ضوابط و مقررات سازمان برقرار نماید.
ماده (۱۱) : هیأتمدیره باید کمیته حسابرسی و واحد حسابرسیداخلی را مطابق با ضوابط و مقررات سازمان تشکیل و مورد نظارت قرار دهد.
ماده (۱۲) : هیئتمدیره شرکت باید سیستم کنترلهای داخلی راحداقل بهطور سالانه بررسی و نتایج آن را در گزارشی تحت عنوان “گزارش کنترلهایداخلی” درج و افشا نماید. حسابرس مستقل شرکت موظف است در گزارش خود به مجمع عمومیصاحبان سهام در خصوص استقرار و بهکارگیری سیستم کنترلهای داخلی مناسب و اثربخشتوسط شرکت مطابق با ضوابط و مقررات سازمان، اظهارنظر کند.
ماده (۱۳) : هیأت مدیره باید سازوکاری اتخاذ نماید کهدارندگان اطلاعات نهانی شرکت نتوانند با استفاده از این اطلاعات به دادوستد اوراقبهادار شرکت اصلی و شرکتهای فرعی بپردازند. در این راستا شرکت باید از سازوکاراثربخش کنترل داخلی برای نظارت و جلوگیری از انجام چنین معاملاتی استفاده کند و درصورت کشف مواردی از دادوستد متکی بر این اطلاعات، مراتب را به اطلاع سازمانبرساند.
ماده (۱۴) : وظایف هیأت مدیره در موارد زیر غیرقابل تفویضاست:
۱٫ انتخاب مدیرعامل و قائم مقام وی، اعضای هیأتمدیره شرکتهای فرعی و وابسته، اعضای کمیته حسابرسی و مدیر حسابرسی داخلی و نظارتبر عملکرد آنان،
۲٫ تعیین حقوق، مزایا و پاداش مدیرعامل و قائم مقاموی و مدیر حسابرسی داخلی، یا مبلغ قراردادهای حسابرسی داخلی و پیشنهاد یا تعییننحوه جبران خدمات رئیس و سایر اعضای کمیته حسابرسی،
۳٫ تصویب برنامه راهبردی، خطمشیهای اجرایی، آییننامههاو مقررات داخلی شرکت،
۴٫ شناسایی ریسکهای اصلی شرکت و حصول اطمینان ازاستقرار سامانههای مناسب برای مدیریت این ریسکها،
۵٫ تصویب و افشای معاملات بااهمیت شرکت با اشخاصوابسته مطابق با ضوابط و مقررات سازمان،
۶٫ تصویب سیاستهای مربوط به تعیین قیمت و شرایطفروش محصولات شرکت، ترهین و توثیق عمده اموال و هبه یا صلح اموال یا حقوق شرکت.
تبصره: انتخاب اشخاص مندرج در بند ۱، بر اساس تحصیلات، تجربه، مدارک حرفهای مربوطو معتبر خواهد بود که میبایست به نحو مناسب مستندسازی شود.
ماده (۱۵) : هیأت مدیره باید بهمنظور انجام امور مهم شرکتاز قبیل امور گزارشگری مالی و حسابرسی، انتصابات، حقوق و مزایا و پاداش، معاملاتبااهمیت، و سرمایهگذاریها، کمیتههای تخصصی هیأت مدیره را مطابق با ضوابط ومقررات، تشکیل و عملکرد آنها را مورد نظارت قرار دهد.
تبصره: در خصوص موضوعات مورد بحث و بررسی در کمیتههای تخصصی هیأتمدیره، پس از قرائت نظر کمیتههای مربوطه، تصمیمگیری نهایی در هیأت مدیره انجامخواهد شد.
ماده (۱۶) : هیأت مدیره باید فرآیندی را مستقر کند که براساسآن، هر ساله اثربخشی هیأت مدیره، کمیته حسابرسی، سایر کمیتههای تخصصی هیأتمدیره و مدیر عامل را ارزیابی کند. تمامی این ارزیابیها باید بهنحو مناسبیمستندسازی شوند.
فصل سوم: مجمع عمومی صاحبان سهام
ماده (۱۷) : هیأت مدیره موظف است رویهای مستقر کند تا قبلاز تشکیل مجامع عمومی صاحبان سهام، مالکیت و یا وکالت حاضرین در مجمع بررسی وتائید شود.
تبصره: سهامداران میتوانند شخصاً در مجمع عمومی صاحبان سهام حضوریافته و یا فرد دیگری (از طریق وکالت به امین سهام یا سایرین) را جهت شرکت در مجمعمعرفی نمایند.
ماده (۱۸) : صورتهای مالی سالانه، گزارش فعالیت هیئتمدیره،گزارش کنترلهای داخلی و گزارش بازرس قانونی و حسابرس مستقل شرکت باید حداقل دهروز قبل از برگزاری مجامع، پس از ارائه به سازمان، از طریق پایگاه اینترنتی شرکتدر اختیار عموم قرار داده شود و در صورتیکه تقسیم سود بیش از مبلغ پیشنهادی هیئتمدیرهباشد، شرکت باید برنامه زمانبندی اصلاح شدۀ پرداخت سود را حداکثر تا یک ماه بعداز تشکیل مجمع، به سازمان اعلام و در پایگاه اینترنتی خود منتشر نماید. این زمانبندیباید به گونهای باشد که در هر صورت سود سهامداران مدیریتی پیش از سهامدارانغیرمدیریتی پرداخت نشود.
ماده (۱۹) : مدیرعامل و اکثر اعضای هیئتمدیره باید در مجامععمومی شرکت حضور داشته باشند. در صورتیکه تصویب صورتهای مالی جزء موضوعات مجمعباشد، حضور بالاترین مقام مالی شرکت در زمان طرح و رسیدگی به صورتهای مالی نیزالزامی است.
تبصره: عدم حضور مدیران فوق، مانع از برگزاری مجمع نخواهدشد.