نکات قابل توجه در تهیه دستورالعمل انبارگردانی
۱- نکاتیکه باید قبل از شمارش از طرف مسئولین شرکت مورد توجه قرار گیرد :
۱-۱-انتخاب شخصی مسئول بعنوان هماهنگکننده انبار گردانی ، این شخص سرپرستی عملیات شمارش را بعهده خواهد گرفت .
۲-۱-دستور العمل تهیه شده توسط هم آهنگ کننده کاملا مورد بررسی قرار خواهد گرفت و درصورت وجود اشکال و قبل از شروع عملیات شمارش باید با مسئولین شرکت و موسسه حسابرسیتماس حاصل شود.
۳-۱-روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص گردد و به قسمتهای مختلف بصورت کتبی اطلاعداده شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل خواهد بود ، لذا لازم است جهت برآورداحتیاجات خود قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه نمایند ( متذکر می شود ،هرگاه در حین انبار گردانی بنابر ضرورت احتیاج به نقل و انتقال موجودیها باشد ،بایستی کلیه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گیرد ).
۴-۱-گروههای شمارش باید با ذکر اسامی قبلا تعیین و آموزش کافی داده شوند . لازم است بهآنان تذکر داده شود تا در حین عملیات اگر به مسئله ای برخورد نمودند باید باهماهنگ کننده موجودی برداری تماس حاصل نمایند .
۵-۱- همآهنگ کننده موجودی برداری قبلا انبار یا انبار ها را مورد بازدید قرار دهد و مطمئنگردد که :
۱-۵-۱-اقلام به شکلی چیده شده باشد تا شمارش به آسانی انجام پذیر باشد .
۲-۵-۱-موجودیهایی که به آسانی شناخته نمی شوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیحیا شرح کامل ، مشخص شوند .
۳-۵-۱-اقلام ناباب ، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند.
۴-۵-۱-برای آنکه موجودیهای امانی ( اجناس دیگران نزد شرکت ) در شمارش موجودیهای شرکت بهحساب نیایند باید از سایر موجودیها جدا و مشخص چیده شوند .
۵-۵-۱-نام و سایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روی قفسه اجناس یا خود اجناسنصب یا گذارده شده باشد .
۶-۱- برایآسانتر شدن امر شمارش باید برگه های شمارش در دونسخه تنظیم و از پیش آماده و شمارهگذاری شده باشد . هم آهنگ کننده موجودی برداری مسئول کنترل صدور این برگه ها بودهو لازم است که حساب تعداد برگه های صادر شده ( تسلیم شده ) به شمارش کنندگان رانگهدارد . برای کنترل دقیق برگه ها لازم است برگه های باطل شده ( به هر دلیل )همراه با برگه های استفاده شده به هم آهنگ کننده تسلیم گردد.
۷-۱ – پیشاز اجرای موجودی برداری آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودیها مانند صدور کالا ،رسید کالا و غیره به هم آهنگ کننده موجودی برداری گزارش گردد .
۸-۱-مشخصات و تعداد ( مقدار) اجناس موجود در قسمت دریافت کالا به هم آهنگ کننده موجودیبرداری اطلاع شود تا ایجاد بدهی برای شرکت قابل کنترل باشد .
۹-۱-تسلیم گزارش اجناس موجودی در قسمت صدور کالا نیز مانند بند فوق باید به هم آهنگکننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا اطمینان حاصل شود ، برای این دسته از اجناسفاکتور صادر گردیده است یا جزو موجودیها به حساب آمده است
۱۰-۱-برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودیها لازم است در مدتزمان موجودی برداری جابجایی اجناس بین قسمتهای مختلف تا آنجا که ممکن است انجامنشود .
۲- مواردی که باید طیشمارش مورد توجه قرار گیرند :
۱-۲-موجودی برداری بوسیله گروههای دو نفری انجام شود . یک فرد عمل شمارش راانجام داده و فرد دیگر ضمن تائید شمارش آنرا ثبت نماید . تا آنجا که امکان داردیکی از افراد گروه دو نفری باید بگونه ای انتخاب گردد که با موجودیها آشنا بوده وبه آسانی بتواند نوع و مشخصات موجودیها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و درصورتیکه مشخصات بر روی اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخیصدهد .
۱-۱-۲-چنانچه موجودیهایی بر اساس وزن ثبت می شوند ، اطمینان حاصل شود تا وسایل لازم برایتوزین موجودیها در دسترس باشد .
۲-۲-ترجیحا ، موجودیها دو بار و هر بار وسیله یک گروه دو نفری متفاوت شمارش گردد.
۳-۲- برایجلوگیری از دوباره شمارش شدن یا شمارش نشدن پاره ای از موجودیها ، شمارش بایستی بهشکل اصولی انجام پذیرد مثلا موجودیها را ردیف به ردیف ( از ابتدا تا انتها ) شمارشنموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاری مشخص نمایند .
۴-۲-امضاء تمام برگه های شمارش و هرگونه اصلاح در آنها وسیله هر دو گروه شمارش کنندهضروری است .
۵-۲-موجودیهای معیوب ، فاسد ، کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در برگه هاثبت گردد .
۶-۲- بطورنمونه باید محتویات تعدادی از موجودیهای سربسته توسط گروههای شمارش کننده موردشمارش قرار گیرد .
۳-مواردی که باید پس از پایان موجودی برداری مورد نظر قرار گیرد :
۱-۳- کلیهبرگه های شمارش ( شامل برگه های استفاده شده ، باطل شده و استفاده نشده ) برای همآهنگ کننده موجودی برداری برای کسب اطمیناناز استفاده درست و بجا از تمام برگه های شمارش ارسال شوند .
۲-۳-چنانچه نتیجه شمارش توسط دوگروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارکدائمی موجودیها اختلاف داشته باشد ، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارشکننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهایی و درست لازم می باشد .
۳-۳- پساز خاتمه شمارش ، چنانچه هرگونه اصلاحی در برگه های شمارش لازم باشد باید هرگونهاقدام با آگاهی حسابرسان و تائید هم آهنگ کننده موجودی برداری باشد .
۴-۳- بایدنتیجه بدست آمده با مدارک دائمی ( در صورتیکه وجود داشته باشند ) و حساب کنترل دردفاتر مقایسه شوند .
۵-۳-بررسی مغایرات و اصلاح مدارک پس از تائید هم آهنگ کننده موجوی برداری امکان پذیرخواهد بود .
۶-۳- برگههای شمارش و صورت جلسات باید بوسیله کلیه مسئولین ( شمارش کنندگان ، هم آهنگ کنندهموجودی برداری و حسابرس داخلی ) امضاء شود .
۷-۳- یکنسخه از دو نسخه مورد استفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود .
۱ دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید
سایتتون خیلی مفیده تشکر فراوان