باید بپذیریم که زمان بینهایت نیست و تا به خود بیاییم فرصتها را از دست داده‌ایم. اگر بخواهیم زندگی را مدیریت کنیم و از آرزوهای کوچک و بزرگمان جا نمانیم باید از همین ساعتهایی که در آن هستیم، شروع کنیم و یاد بگیریم چطور مدیر زمان خود باشیم.
همه چیز را بنویسید
بهتر است از یک دفترچه یادداشت برای ثبت دقیق وقایع روزمره استفاده کنید. پس از ثبت وقایع هنگام تجزیه‌وتحلیل آنها خودتان متوجه فعالیتهای غیرضروری خواهید شد. اصلاً نگران نباشید همین که شروع به مدیریت زمان خود کنید، متوجه اهمیت این موضوع خواهید شد.
فعالیتها را اولویت‌بندی کنید
اولویت‌بندی یکی از قدمهای مدیریت زمان است. این کار به شما کمک می‌کند که کارهای غیرضروری را که نه‌تنها اوقات خوشی برای شما نمی‌سازد بلکه زمان حال را هم از شما می‌گیرند و شما را از اهدافتان دور می‌کند، حذف کنید.
از مزاحمتها جلوگیری کنید
لازم نیست همواره پذیرای کسانی باشید که می‌خواهند با شما گپ بزنند. این افراد می‌توانند مانع بهره‌وری و باعث به‌هم‌ریختگی محیط یا ذهن شما شوند. با بستن در اتاق کار یا حذف ارتباط چشمی می‌توانید به آنها بفهمانید که شما اکنون مشغولید و وقت اضافه ندارید. تماسهای تلفنی نیز می‌تواند بسیار وقت‌گیر باشد. از خاموش کردن یا بی‌صدا کردن تلفن نترسید. پس از پایان کارتان می‌توانید پیامها و تماسها را چک کنید.
راهزنان وقت را شناسایی کنید
صحبتهای کم‌اهمیت، مهمانان ناخوانده، دوباره‌کاری، ناتوانی در نه گفتن به خواسته‌های بیجا و برای هر کاری امروز و فردا کردن، بعضی از راهزنان وقت هستند. نه گفتن به خواسته‌های بی‌اهمیت و عقب انداختن کارهای بی‌اهمیت به‌جای عقب انداختن کارهای ضروری، راه‌حلهای ساده‌ای برای ایجاد وقت هستند.
همه کارها ضروری نیستند
کارهایی را انجام دهید که به آنها احتیاج دارید. این نوع کارها را در فهرست کارهایتان اولویت‌بندی کنید.
بر بهره‌وری تاکید کنید نه سرگرم بودن
برای اینکه از خودتان رضایت بهتری داشته باشید، کارها را با عملکرد بهتر و سر وقت انجام دهید؛ این امر در افزایش خودباوری و اعتمادبه‌نفس هر روز شما تاثیر بسیاری دارد.
کارها را بشناسید
از نظر مدیریت زمان، کارها به چند دسته تقسیم می‌شوند.
- دسته‌ای کارهای مهم و فوری هستند؛ این دسته کارها افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌کند؛ به‌طور معمول افراد ناموفق کسانی هستند که آنها را به تعویق می‌اندازند.
- دسته دوم کارهای فوری و بی‌اهمیت هستند؛ این کارها با هدفهای اصلی ما هم‌جهت نیستند اما انجام می‌شود.
- دسته سوم کارهای کم‌اهمیت و غیرضروری هستند. موفقیت در مدیریت صحیح زمان به تفکیک کارهای مهم و غیرمهم بستگی دارد. اگر می‌خواهید درست عمل کنید از کارهای غیرمهم صرف‌نظر کنید.