شرح وظایف سازمانی

شرح وظایف کارشناس و مدیر روابط عمومی

۰x600 (12)

شرح وظایف مدیر و کارشناس روابط عمومی در سازمانی هم اکنون در آن مشغول به کار هستم پیش از حضور من تهیه شده است. این شرح وظایف متن تقریبا کاملی از آن چیزی است که هر روز من و همکارانم در حال انجام آن هستیم. به دلیل نوع فعالیت این سازمان و ارتباط مستمر با سازمان های هم عرض بین المللی، روابط عمومی و امور بین الملل در این سازمان با یکدیگر تلفیق شده اند.

این وظایف و فعالیت ها با کمی تغییر، جهت استفاده کارشناسان محترم روابط عمومی منتشر می شود. لازم به ذکر است برخی از وظایف محول شده به روابط عمومی ها از سازمانی به سازمان دیگر متغیر و متفاوت هستند و همچنین یادآوری می شود این وظایف قطعا کامل نیستند و چنانچه شما خواننده محترم نظر یا موردی برای افزودن به موارد یاد شده در نظر دارید از آن استفاده خواهد شد.

مدیر امور بین‌الملل

۱٫ نظارت بر برنامه‌های مربوط به همکاری‌های بین‌المللی،‌ منطقه‌ای و دو یا چند جانبه سازمان با پزشکی‌قانونی کشورهای دیگر و سازمان‌های بین‌المللی مرتبط با فعالیت‌های سازمان
۲٫ تدوین و ارائه راهکارهای گسترش روابط و همکاری‌های بین‌المللی سازمان
۳٫ ایجاد هماهنگی و تعامل با وزارت امورخارجه و سایر دستگاه‌های ذیربط
۴٫ انجام هماهنگی در امضای تفاهم‌نامه‌ها و قراردادهای بین سازمان و طرف‌های بین‌المللی
۵٫ نظارت بر امور مربوط به تشریفات هیأت‌های خارجی
۶٫ نظارت بر محتوای غیر فارسی پایگاه‌ اطلاع‌رسانی سازمان
۷٫ نظارت بر اقدامات اداره در خصوص مأموریت‌های خارجی هیئت های سازمانی
۸٫ تعامل با سایر بخش‌های سازمان جهت اخذ نیازمندی‌های مرتبط با امور بین‌الملل
۹٫ مدیریت نیروی انسانی حوزه امور بین الملل
۱۰٫ تعیین نیازهای امور بین الملل در حوزه های مختلف آموزشی، پژوهشی و ….
۱۱٫ تهیه و تدوین برنامه سالانه فعالیت های اداره امور بین الملل.
۱۲٫ مدیریت بخش بین الملل در فعالیت های مختلف سازمان مانند همایش های علمی و….
۱۳٫ سایر امور محوله از سوی مدیر مافوق

کارشناس امور بین‌الملل
۱٫ تنظیم و هماهنگی برنامه‌های مربوط به همکاری‌های بین‌المللی،‌ منطقه‌ای و دو یا چند جانبه و سازمان‌های بین‌المللی مرتبط با فعالیت‌های سازمان
۲٫ تهیه بانک اطلاعاتی امور بین الملل شامل اطلاعات سازمان‌های بین‌المللی، منطقه‌ای و ملی و نیز کنفرانس‌های بین‌المللی مرتبط مرتبط ۳٫ با فعالیت‌های سازمان
۴٫ پیگیری امور مربوط به شرکت هیئت های سازمانی در اجلاس‌های بین‌المللی
۵٫ انجام امور مربوط به ترجمه متون یا مذاکرات هیأت‌های خارجی با مسئولان ذیربط
۶٫ هماهنگی امور تشریفاتی هیأت‌های خارجی
۷٫ انجام هماهنگی های لازم و کمک به تأمین محتوای غیر فارسی پایگاه‌ اطلاع‌رسانی سازمان
۸٫ انجام و پیگیری سایر امور محوله از سوی مدیر

مدیر روابط عمومی
۱٫ تصمیم سازی در خصوص سیاست های خبری، تبلیغی ، انتشاراتی، آموزشی و مطالعاتی سازمان.
۲٫ نظارت بر حسن اجرای سیاست های سازمان در حوزه روابط عمومی.
۳٫ تصمیم سازی در خصوص بهبود و گسترش هر چه بیشتر ارتباط متقابل میان مسئولان و کارکنان سازمان و نظارت بر حسن اجرای سیاست های ابلاغی.
۴٫ ارتباط و تعامل با سرویس های خبری مرتبط با حوزه کاری سازمان و برنامه ریزی بازدیدهای دوجانبه میان سازمان و نهادهای خبری.
۵٫ برنامه ریزی جهت برگزاری همایش ها، سمینارها، جشنواره ها، مصاحبه ها و بازدیدها.
۶٫ ارائه مشاوره و همفکری با واحدهای مختلف سازمان در خصوص خدمات مرتبط با حوزه روابط عمومی مانند طراحی، گرافیک، انیمیشن، فیلم و سایر موارد هنری.
۷٫ برقراری ارتباط مستمر و منظم با مسئولین واحدهای روابط عمومی قوه قضاییه.
۸٫ مدیریت نیروی انسانی واحد و بررسی و تعیین نیازهای آن در حوزه های آموزشی و….
۹٫ تهیه و تدوین برنامه سالانه فعالیت های روابط عمومی.
۱۰٫ ایجاد هماهنگی میان روابط عمومی استان ها.
۱۱٫ نظارت شکلی و محتوایی بر سایت و وبلاگ سازمان.
۱۲٫ سایر امور محوله از سوی مدیر مافوق.

کارشناس روابط عمومی
۱٫ تهیه و تدوین اخبار، بیانیه، جوابیه، اطلاعیه و… ارسال و پیگیری انعکاس آن در رسانه های گروهی.
۲٫ انجام فعالیت های هنری در حیطه گرافیک اعم از طراحی موارد ارجاعی، صفحه آرایی کتب، جزوات و یا سایر موارد ارجاعی و….
۳٫ برگزاری نمایشگاه های سازمان و همکاری در برگزاری همایش ها، سمینارها، جشنواره ها، مصاحبه ها و بازدیدها.
۴٫ پیگیری موارد انتشاراتی روابط عمومی نظیر بروشور، مجله ارش، انواع الواح فشرده و ….
۵٫ ارتباط مستمر با رسانه ها (خبرگزاری ها، روزنامه ها و صدا و سیما).
۶٫ پایش اخبار منتشر شده در رسانه ها و تهیه بولتن روزانه و ارسال به مخاطبین درون سازمانی.
۷٫ ارتباط با همکاران درون سازمانی و کسب اطلاع از اخبار مرتبط با همکاران.
۸٫ تهیه گزارش یک، سه، شش ماهه و یکساله از میزان انتشار اخبار سازمان در رسانه ها و نیز گزارش های عملکرد روابط عمومی حسب مورد.
۹٫ به روز رسانی سایت و وبلاگ سازمان.
۱۰٫ ایجاد و تجهیز کتابخانه و آرشیو محصولات دیداری، شنیداری و نوشتاری مرتبط با فعالیت های روابط عمومی.
۱۱٫ انجام سایر امور محوله.

۰x600 (1)

۱۰ اشتباه روابط عمومی‌های ناموفق 

جنیفر اِل جاکوبسن بنیانگذار مؤسسه ارتباطات جاکوبسن می گوید:

هنگامی که به سراغ بخش روابط عمومی می رویم، مشاهده می کنیم تعداد ناچیزی از شرکت ها در بخش روابط عمومی همه ی کارها را به درستی انجام می دهند. بنابراین شما در اینجا شاهد ۱۰ اشتباه بزرگ PR هستید که در شرکت و سازمان های بزرگ صورت می گیرد.

 ۱٫ اهداف PR  فاقد استراتژی است.

اگر از شما سؤال شود که اهداف روابط عمومی شما چیست، در پاسخ چه جوابی می دهید؟ اگر پاسخ شما این است که شرکت یا سازمان شما در صفحه اول روزنامه های برتر یا در تیتر خبرگزاری های صبح است، این پاسخ آدرس تاکتیک است نه استراتژی. استراتژی کاری است که می خواهید انجام دهید و تاکتیک چگونگی انجام آن کار است.

لیستی از کارهایی که می خواهید در روابط عمومی سازمان یا شرکت خود انجام دهید، تهیه کنید. من اغلب از مشتریان می خواهم تا تصور کنند که آنها می توانند، “در هر نشریه ای باشد.” سپس از آنها می پرسم در چه نوع  داستانی می خواهند حضور داشته باشند و تمایل دارند نتیجه این داستان چگونه باشد. آیا هدف روابط عمومی شرکت یا سازمان شما تلاش برای گرفتن مشتریان بیشتر، جذب سرمایه گذاران و یا تحت تاثیر قرار دادن شرکای تجاری بالقوه است؟ شما باید قبل از تبادل نظر کورکورانه شرکت یا سازمان خود با رسانه ها این مطالب را بدانید.

کشش روابط عمومی زمان، انرژی و پول صرف می کند. اگر شما یک استراتژی نداشته باشید، وقت خود را تلف کرده اید.

 ۲٫ مدیر عامل شرکت تنها سخنگوی شرکت یا سازمان است.

در حالی که این مسئله برای بسیاری از شرکت های کوچک و نوپا درست است، اغلب آن را به عنوان یک مانع می دانند. هر کسی نمی تواند به طور طبیعی سخنگوی خوبی باشد و برخی از افراد در واقع هنگامی که در مقابل رسانه ها قرار می گیرند، می توانند تاثیرات مخربی هم بگذارند.

همیشه در سازمان یا شرکت خود فردی را به عنوان سخنگو داشته باشید تا بتواند با رسانه ها ارتباط برقرار کند. اطمینان حاصل کنید که این شخص دوست داشتنی، هوشمند و صحبت کردن با وی آسان است. همچنین این سخنگو باید درک خوبی از شرکت و حتی خلق و خوی شما داشته باشد. با وجود اینکه این فرد یکی از بنیانگذاران نیست ، در نتیجه باید سابقه و ارتباط خوبی با شرکت یا سازمان و هدف آن داشته باشد تا بتواند آینده سازمان و شرکت را پیش بینی کند.

 ۳٫ روانه کردن محصولات به بازار تنها دغدغه است.

روانه کردن محصولات مهم هستند، با این حال، مسیرهای طولانی تری نیز وجود دارد که در رسانه ها تولید اعتبار می کنند:

  •          مطالعه داده های جدید حمایتی از فضای بازار شرکت یا سازمان
  •          استخدام جدید در  سطح بالای مدیریت
  •          گزارش در مورد روند جدید بازار به همراه تفسیری از مدیران اجرایی
  •          مقالات مدیریت، همکاری در حوزه تخصصی آنها

 ۴٫ بلافاصله بعد ورود محصول جدید به بازار، بخش دوم آن نیز آماده است.

شگفت زده می شوید که چگونه اغلب این اتفاق می افتد: شرکت های جدید و نوپا محصول جدید را روانه بازار می کنند و بدون صرف زمان مناسب بخش بعدی محصول را نیز ارائه می دهند و انتظار دارند فراگیر شود. برای مثال مجله ای را در نظر بگیرید، بلافاصله بعد از چاپ اولین جلد، جلد دوم نیز بعد از مدت کوتاهی آماده است تا وارد بازار شود. اغلب این کار جواب نمی دهد و کار تیم روابط عمومی بر روی این طرح بدلیل سنگینی و عجله ای بودن کار نتیجه ی معکوس می دهد.

اجازه ندهید گروهی که بر روی یک محصول کار می کنند، تغییر کند. در عوض به بخش های بازاریابی، روابط عمومی و مدیریتی اجازه دهید تا قبل از آنکه محصول بعدی را روانه بازار کنید بر روی محصول به مدت کوتاهی کار کنند تا بتوانند نواقص و اشکالات محصول را ارزیابی کنند. نگاهی هم به تجربه محصول بیاندازید. این نشان می دهد تبلیغی که برای محصول خود کرده اید تا چه اندازه تاثیر گذار بوده است.

به خبرنگاران اجازه دهید تا قبل از اینکه محصول وارد بازار شود به آن دسترسی داشته باشند. این مسئله کمک می کند تا آنها به نام تجاری شما اعتماد و به آن تمایل پیدا کنند.

 ۵٫ به اندازه کافی ارتباط نداشتن با خبرنگاران

این مسئله به خود شما مربوط است. اما مسئله ای بسیار مهم و حیاتی است. اگر فقط به ۲۰ خبرنگار در مورد یک داستان بزرگ اطلاع دهید، کافی نیست. اهمیتی ندارد که چه مقدار این ۲۰ خبرنگار تاثیر گذار هستند. هنگامی که با تعداد قابل توجه ی از خبرنگاراران ارتباط ندارید و شرکت بزرگ دیگری با خبرنگاران بسیاری در ارتباط است، این نشان می دهد که آنها هیچ علاقه ای به کاری که شما انجام می دهید، ندارند و شما نیاز دارید دوباره بر این اساس طراحی کنید. چرا که شما به این جامعه به عنوان یک شبکه بزرگ نظرسنجی نیاز دارید.

 ۶٫ نداشتن تسط بر روی حوادث و اتفاقات

در شرکت های جدید و نوپا اتفاقات به عنوان یک فکر ثانویه در نظر گرفته می شوند. اما باید بدانید چه اتفاقات و یا رویدادهایی در زمینه کاری شما رخ می دهد و چه داستان پردازی هایی در این زمینه توسط رسانه ها صورت می گیرد.

 ۷٫ استفاده از افراد بی تجربه در روابط عمومی

روابط عمومی ایجاد اعتبار، مدیریت و حمایت است و چیزی نیست که با بی تجربگی سر و کار داشته باشد. در حالی که کارآموزان و کارکنان در سطح متوسط می توانند انواع وظایف را اداره کنند، برای هدایت کشتی به فردی با تجربه نیاز است.

 ۸٫یک رکورد حفظ نمی شود.

در بسیاری از موارد، یک ایده ی خوب از آنچه که خبرنگاران در مورد شرکت یا سازمان شما دوست دارند، انتشاراتی که چاپ می کنند، برترین اخباری را که در مورد آن انتشار می دهند و آنچه که در حال حاضر به آن می پردازند را باید در نظر بگیرید.

نیازی نیست که جداگانه به دنبال هرکدام از این موارد باشید، تنها کافی است جایگاه خود را در یک جا برای مثال در صفحه جستجوی گوگل یا گوگل داک حفظ کنید. این مسئله در تنظیم اهداف معنی دار در زمینه تلاش های روابط عمومی به شما کمک می کند تا تعیین کنید چه راهکارهایی عملی هستند و کدام یک کاربردی ندارند.

 ۹٫ تصور می شود PR در خلأ است.

ادغام روابط عمومی با شرکت یا سازمان. روابط عمومی یک تلاش انفرادی و مستقل از سازمان و یا شرکت نیست. البته نیازی هم نیست که بخش روابط عمومی در هر جلسه ای حضور داشته باشد، اما باید مطمئن شد که بخش روابط عمومی قبل از هر بخش دیگری از موارد زیر آگاهی داشته باشد:

  •          تغییرات در سطح بالای مدیریت
  •           تغییرات در جهت شرکت
  •          عناصر نام تجاری جدید ، مانند آرم، شعارها و تبلیغات
  •          راه اندازی محصول درآینده ، حتی اگر به طور رسمی اعلام نشده باشد
  •          تغییرات در جدول زمانی چرخه محصول

 ۱۰٫  در زمانی اشتباه تسلیم شدن

روابط عمومی موفق نیاز به مقدار قابل توجهی کار، استراتژی و سرمایه گذاری دارد. هرگز یک داستان شما را معروف نمی کند، بلکه داستان های مختلف در مکان های مختلف و در طول زمان حرکت ایجاد می کند. بیشتر شرکت ها بیش از ۹۵ درصد راه را می روند و در آخرین لحظه تسلیم می شوند. هیچگاه تسلیم نشوید. این دقیقاً بخش محوری کار است.

برای شرکت ها غیر معمول نیست که هنگامی که زمینه را برای مصاحبه مدیر عامل شرکت با یک نشریه مهم ایجاد می کنند، مدیر عامل در آخرین لحظه عقب می نشیند و یا چرخه توسعه محصول را تغییر می دهد. اجازه ندهید هیچ چیز شما را متوقف کند. شاید شانس دوباره ای برای گفتگو با خبرنگاران بوجود نیاید. بنابراین مدیر عامل را مجاب کنید تا با خبرنگاران صحبت کند و با آنها ارتباط داشته باشد.

هر یک از این موارد را در نظر بگیرید. هر شرکتی در بخش های مختلف خود دارای نقاط ضعفی است، اما به ندرت می توان شرکت یا سازمانی را پیدا کرد که بتواند این نقاط ضعف را به نقاط قوت تبدیل کند. به خاطر داشته باشید که تنها یک راه درست برای انجام دادن روابط عمومی وجود دارد اما راه های بسیاری است که می توان آن را به اشتباه انجام داد. بنابراین تیم و کارگزاران روابط عمومی باید هوشمند و دقیق باشند و با رسانه ها ارتباط خوبی برقرار کنند.

منبع: شبکه اطلاع‌رسانی روابط عمومی ایران

Review Overview

User Rating: 4.68 ( 4 votes)
برچسب ها
نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

This site is protected by wp-copyrightpro.com

بستن
قالب وردپرس