خانه / دانستنيها / آیین نگارش مکاتبات اداری

آیین نگارش مکاتبات اداری

orangepenman-300x225

مقدمه : 

شیوه نگارش ویا فن نویسندگی که معمولاً نامه های خصوصی واداری وحتی کتب ومقالات را شامل می شود ، متأسفانه از ابتدای سوادآموزی وتا زمان بهره برداری مورد توجه واقع نشده است ودر نتیجه این امر ضعف گروهی از باسوادان وحتی فارغ التحصیلان مدارس متوسطه ودر بعضی از فارغ التحصیلان دانشگاهی نیز دیده می شود که اغلب از نوشتن روان نویسی زبان فارسی ( زبانی که به آن تکلم می کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبیان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور می شود که این فن خاص گروهی است که ذوق آن را داشته ویا در رشته های خاصی مثلاً زبان وادبیات فارسی تحصیل نموده باشند وبقیه اشکالی بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به این فن آشنایی نداشته باشند در صورتیکه مسئله این طور نیست .

 

 نوشتن متون فارسی ودر حقیقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و یا فکر کردن است و می باید بعداً بر روی کاغذ بصورت نوشته در آید نباید بی اهمیت تلقی گردد وتهیه یک گزارش ویا نامه خوب اداری نیاز فراوان به آگاهی در شیوه نگارش دارد . در تهیه آن نیز رشته شغلی وتخصص ودر جه تحصیلی وذوق واستعداد سرشار نیز کافی نیست ، بنابراین یک نفر متخصص در امور فنی ویا مهندسی نیز فرضاً در تهیه یک نامه اداری ویا فنی ویا تهیه یک گزارش حتی برای موضوعات فنی هم باید با گزینش کلمات ، جملات ، ترکیب وتنظیم آنها با یکدیگر اقدام نماید ودر نتیجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ویا گزارش علاوه بر عدم دسترسی به نتیجه مورد نظر ، خود مشکلاتی را نیز بدنبال خواهد داشت ودر نهایت خالی از اشکال نخواهد بود . بی اعتنایی بعضی از مردم وحتی تحصیلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمی تواند دلایل آنان را در بی ارج نموده این فن توجیه کند ، زیرا باید قبول کرد که نگارش صحیح در هر زمانی به عنوان یک نیاز اجتناب ناپذیر وضروری برای همه افراد جامعه می باشد وبه ویژه برای افراد تحصیل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادی از این گروه بیشتر است وعلاوه بر آن این گروه از جامعه به جهت فعالیت های سیاسی واداری واجتماعی وفرهنگی که دارند ، خوب ویا بد نوشتن آنها تاثیر مستقیمی بر روی دیگران خواهد گذاشت . برای کارکنان سازمانهای دولتی بسیار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ویا ناقص بودن نامه ای موجب ، سرگردانی ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبیهوده ونهایتاً صرف وقت وایجاد هزینه ونیروی انسانی بیموردی را شامل گردیده است . بنابراین برای کارمندان اداری بخصوص آگاهی از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقیاسی که آنها را قادر به نامه نگاری صحیح و کافی برای انجام وظایف محوه نماید ، ضروری است وبرای رسیدن به این مقصود لااقل می بایستی به قواعد کلی واساسی نگارش واصو دستور زبان فارسی آگاهی کامل داشته باشند . وقتی که نامه ای بد نوشته می شود بدان علت نیست که نمی توان خوب نوشت . کارکنان اداری عمدتاً دارای استعدادهای متفاوت هستند ونوشتن یک نامه خوب اداری نیز چیزی جز این نمی خواهد وبه همین دلیل اگر نامه ای بد نوشته می شود به سبب کم اهمیت دادن به این فن می باشد نه چیز دیگر . امیدوارم مطالبی که به صورت خلاصه بیان می شود موجبات تغییر نگرش وایجاد تحول در بهتر نوشتن مکاتبات اداری را فراهم آورد .

 

مکاتبات اداری :

با توجه به نقش حساس نامه نگاری ( مکاتبات اداری ) نکاتی مختصر جهت اطلاع همکاران محترم توضیح داده می شود :

مکاتبات اداری می بایستی به حداقل کاهش یابد ودر عین حال از وقت کمتر وسرعت بیشتری برخوردار باشد واصولاً کاهش مکاتبات اداری دلیلی برای بد نوشتن وعدم آشنایی به فنون نگارش صحیح نخواهد بود بلکه در جهت محو آثار کاغذ بازی های بی مورد است .

 جلب رضایت مردم ، چه کارکنان سازمانهای دولتی باشد وچه دیگر افراد جامعه که مراجعان سازمانهای دولتی را تشکیل می دهند واز واجبات است ، خوب ، صحیح ، خوانا وبدون ایراد واشکال نوشتن کمک زیادی در جهت پیشبرد امور ودر نهایت تسهیل انجام امور مراجعات وارباب رجوع را بدنبال خواهد داشت .

 تعمق ودقت در گذشته نشان می دهد که تاثیر عوامل تاریخی وسیاسی در طول قرنها متاسفانه موجب شده که عده ای دارای روحیه تملق وریا باشند . وتعارفات ومبالغه های حقارت آمیز واحترامات ریا کارانه وبیان مطالب در لباس استعاره وکنایه نیز بر اساس همین طرز تفکر واندیشیدن در کلیه شئون ومنجمله مکاتبات اداری ما تاثیر گذاشته است . باید پذیرفت که امروزه جملاتی مانند : تصدقت گردم ، فدایت شوم ، بعرض میرساند واز این قبیل چه معانی خاضی در عرف اداری ما دارد که در کمتر جایی از کشورهای جهان دیده می شود . بررسی نامه های اداری بخصوص گذشته نشان می دهد که اینگونه کلمات تعارف آمیز جزو نامه محسوب می گردیده است وموارد بسیاری وجود داشته که احترامات بی موردی نظیر « منوط به رأی عالی است » و« بعرض می رسد تا هر طور که مقرر فرمایند اقدام گردد» و« به طوریکه ، خاطر آنجانب مستحضر است » بصورت روزمره تکرار گردیده اند .

 تنها وقتی حرفی اثر دارد که مخاطب آنرا بفهمد واز نگارش نیز باید منظور این باشد که نامه اثر کند ومنظوری را حاصل شود . بنابراین باید طوری نوشته شود که حرف ماقبل درک باشد ودر غیر این صورت نوشتن نامه رنج بیهوده بودن وتلف کردن وقت است وبهمین لحاظ است که می بایستی :

 به هنگام پیش آمدن مطلبی نمی بایستی فوراً قلم بدست گفته وبنویسیم بلکه می بایستی در ابتدا موضوع وهدف از نوشتن را معین کنیم ، برای نوشتن ، نخست می بایستی موضوع را کوتاه و روشن بیان نماییم ودر صورتیکه موضوع پیچیده ومبهم است در این حال می توان آنرا به قسمت های مختلف تجزیه نماییم تا بهتر قابل فهم باشد .

 نوشتن جملاتی مانند « منظور به نظر عالی است » هیچ دردی را دوا نخواهد کرد بلکه نامه می بایستی از صراحت وقاطعیت برخوردار باشد . تجربه گذشته نشان داده است که مسوم بوده نامه های اداری را طوری بنویسند که باصطلاح دو پهلو باشد ودر آینده قابل تفسیر ، چنانچه روزی مورد سوال واقع شوند که چرا مثلاً با این تقاضا موافقت نموده ای ، با استفاده از معانی جملات ومعنی منفی که از نامه به نظر می رسد اظهار نمایند که ما مخالفت کرده ایم وبالعکس اگر از آنها پرسش شود که به چه دلیل با آن مخالفت کرده ای در صورتیکه تقاضا منطقی بوده است ، بلافاصله جواب دهند که بهمین دلیل ما هم موافق بوده ایم . از نکات دیگر احساس مسئولیت نیز این است که در حل مشکل سهیم باشیم نه اینکه اخذ تصمیم درباره همه کارها با مسئول یا سرپرست باشد واز آنجا که یک نفر درباره همه مسائل نمی تواند فکر روشن وثمر بخش داشته باشد لذا پیشرفت کار ناچیز خواهد بود .

 معمولاً به هنگام نوشتن نامه کمتر احتیاج خواننده در نظر گرفته می شود وچنین تصو می شود که او نیز مانند ما به سابقه امر آگاهی کامل دارد ودر نتیجه چیزی که نوشته می شود نامفهوم است ، بنابراین نامه می بایستی طوری نوشته شود که خواننده نامه اطلاعات کلی را در ابتدای نامه بدست آورد .

 مخاطب نامه همیشه باید مشخص ومعلوم باشد اعم از اینکه نامه اداری به شخص ویا به وزارتخانه ویا سازمان دولتی وغیره نوشته شود .

 بهنگام مکاتبات می بایستی مطالب آن را بر اساس اهمیتی که دارند تنظیم کنیم ، بطوری که در آغاز نوشتن مطالب جزئی خودداری گردد زیرا خو.اننده را جلب نمی کند ، اساسی ترین مطلب را به صورت وشن وخیلی کوتاه در آغاز بنویسیم ودنباله را ابتدا ارائه دهیم وبهمین دلیل است که تمایل خواننده را بخواندن نامه بدست آورده وتا ÷ایان نامه آن را حفظ کنیم .

 بکاربردن لغات مشکل وبغرنج وهمچنین کلماتی که میزان مرتبه وفضیلت شخص را نشان دهد در نامه های اداری نه تنها موثر نیست بلکه موجب ناراحتی خواننده وبی اثر بودن نوشته خواهد شد چه اینکه زبان هر نامه اداری تنها وسیله ای است ارتباطی برای فهماندن ودرک مطلب وبهمین لحاظ هر چه قدر از کلمات ساده ، روشن ودقیق تر استفاده شود بهتر وراحتتر خوانده می شود وهدف ومنظور بهتر درک می گردد.

 هر قدر طول جملات نامه زیاد ونامه سراسر ویکپاچه باشد ، بیشتر کسالت خواننده را موجب می شود وبرای جلوگیری از این عیب بزرگ اغلب نامه های اداری ، بهتر است که تقسیم بندی نامه به چندین جمله وبند وبا استفاده از اعداد وارقام با حروف صوت گیرد تا هم جملات ومفاهیم از یکدیگر جدا وقابل درک باشد وهم اینکه خواننده مطالب مختلف نامه را یکی تلقی ننماید واز خواندن ودرک هدف اصلی نامه باز نماند .

   معمولاً درمکاتبات اداری یک سری اصطلاحات وکلمات روزمره وجاری بکار می رود از قبیل : بازگشت به : عطف به  درپاسخ پیرو  اقدام مقتضی  اقدام لازم  ارسال می شود  ایفاد می شایسته است  مقتضی است  خواهشمند است دستور فرمایند و که در مکاتبات موجود آنان نقش مهمی ا در نامه های اداری بازی می نمایند وکمتر کسی است که بهنگام مطالعه نامه های اداری باینگونه کلمات برخورد ننماید .

هر یک از موارد فوق در جایی خاص بکار می روند ودر بعضی موارد بکاربردن آنها الزامی است . مثلاً کلمه « بازگشت » و« در پاسخ » و« عطف » بهنگام جواب دادن نامه اداری حتماً می بایستی ذکر شوند در غیر اینصورت موجب مکاتبات متعدد خواهد بود وبا ذکر این کلمه در بسیاری موارد می توان از آن جلوگیری نمود ویا کلمه « پیرو » بهنگام تعقیب وپیگیری اموی که ناتمام وبی جواب مانده است ، ضروری است .

معمولاً نامه های اداری نوعی تقاضا ودرخواست وبا پاسخ مطالب .تقاضاهای خواسته شده می باشند ویا اینکه نامه های اداری برای ادای توضیحات مطلبی نوشته می شود . بهر صورت وقتی مکاتبه ای صورت می گیرد چه جنبه های فوق را داشته باشد ویا نداشته باشد ، ادب ایجاب می نماید که با احترام نگاشته شود وبهتر است که در ابتدای نامه معمولاً با سلام واحترام ویا با تقدیم سلام واحترام گذاردن ودر پایان تشکر کردن بهر صورت وعنوانی مطرح گردد.

به اهمیت نامه نگاری در انجام امور توجه داشته باشیم .  

نامه های اداری روشن ، خوانا وبا مفهوم نوشته شود .

قبل از نوشتن هر نامه اداری فکر کنیم .

موضوع نامه وتقاضای خود را به صورت خلاصه وکوتاه بنویسیم .

کلمات ساده ودقیق وزبان روزمره را بکار ببریم .

به میزان اطلاعات خواننده در مورد نامه توجه داشته باشیم .

ترتیب مطالب هر نامه با توجه به اهمیت مطلب در نظر گرفته شود .

از نوشتن جملات طولانی وغلط دوری کنیم .

اصطلاحات ساده وجای نامه ر ا فراموش نکنیم .

 در گذشته که بکار بردن علائم درنوشته ها معمول نبود ، خواندن آثار نویسندگان ویا نامه های نوشته شده با دشواری صورت می گرفت واین اشکال را می توان در نسخ قدیمی کتب ویا نوشتجات وهمچنین کتب خطی که به قرنهای کذشته تعلق دارد مشاهده نمود . ودر نتیجه این کمبود ، اغلب ناچار هستیم که به هنگام خواندن کمی مکث نماییم تا متوجه شویم چکونه باید آنرا خواند ویا اینکه معنی آن را با معنی جمله قبلی اتباط بدهیم . برای رفع این نقص ، ابتکاری فوق العاده مهم در زمینه نگارش وصحیح خواندن بوجود آمده وآن استفاده از علائم در نوشته ها می باشد که به ذکر نمونه هایی می پردازیم :

این علامت به معنی پایان وختم جمله است .در پایان هر جمله موقعی نقطه گذاشته می شود که آن جمله به اتمام رسیده ودنباله نداشته باشد وخواننده وقتی این علامت را مشاهده می کند ، می داند که معنای جمله تمام وکامل است. مثال : هر نامه برای کار اداری اهمیت انکارناپذیری دارد .

این علامت نشانه تأمل ومکث کوتاه است ودر مواردی بکار می رود که جمله طولانی بوده وبرای جدا کردن بخش های آن نیاز به مکث کوتاه باشد .مثال : اگر بخواهیم نامه اثر کند ومنظوری حاضل شود ، باید طوری بنویسیم که مطالب را دریابند .

این علامت نشانه مکث طولانی بین دو جمله ویا دو عبارت است .مثال : هیچ نویسنده تازه کاری ، هر قدر هم که کارهای مقدماتی گزارش خود را خوب انجام داده باشد ، نمی توان انتظار داشته باشد که د اولین نشست گزارش بی عیب ونقصی بنویسد وتحویل دهد .

این علامت بعد از کلماتی قرار می گیرد که مثال وشامل بودن وچیزهای مشابه را در برگیرد ، از قبیل : مثال – مثل – عبارتست از – از این قرار – به ترتیب ذیل –عبارتند از وغیره :

مثال : تعداد ادارات این سازمان عبارتند از :

۱- اداره امور اداری وارزشیابی کارکنان

۲- اداره امور مالی

۳- اداره تدارکات وخدمات

علامت سوال ویا علامت استفهام که برای پرسش به کار می رود .

مثال : خواهشمند است تعیین فرمایید که در آن اداره کارمند مازاد وجود دارد یاخیر ؟

این علامت بندرت در مکاتبات اداری بکار میرود لیکن در گزارش نویسی احتمال بکار بردن آن زیاد است . 

این علامت موقعی به کا می رود که نویسنده مطلبی را ذکر کند ولی قسمتی از آن را متذکر نگرددوبجای آن از علامت تعلیق استفاده نماید .

 

مثال : تهیه فهرست مطالب برای جلوگیری از این قسم اشتباهات ….. در طرح نهایی گزارش ضروری است .

این علامت بیشتر برای نقل قول ویا مشاهده ومثال آوردن واثبات نظر ، نقل اسماء خاص ، اصطلاحات خاص وکلمات ناآشنا به کا می رود . مثال :

الف ) اینک ما د بحث خود از جنبه های عام موضوع « تربیت » صرفنظر کرده وبه جنبه های اخص موضوع می پردازیم .

ب ) برای تحقق این اصول لازم است دست از « چهره ها » برداشته وبه « معیارها » پرداخت .

 

این علامت برای ادای توضیح بکار برده می شود بخصوص وقتی که کلمه ای برای توضیح راجع به مطالب ما قبل خود ذکر می شود .

مثال : با توجه به تورم کارمند در اداره تدارکات وخدمات این سازمان ( انندگان وسائط نقلیه ) بنابراین ، تقاضای انتقال شما در حال حاضر مقدور نمی باشد

این علامت معمولاً برای نشان دادن فاصله بین دو مکان ویا دو محل وفاصله زمانی وابتدای مکالمات بین دو نفر بکار می رود .مثال :

الف) فاصه بین تهران – قزوین – رشت – تقریباً برابر است با فاصله ی بین تهران –قزوین – همدان

ب ) خواهشمند است راس ساعت ۹ صبح روزهای ۷-۸ آذر سال جاری در جلسه حضور داشته باشید

ج) آیا با نظریه تبدیل اداره خدمات به گروه تدارکات وخدمات موافقت دارید ؟

 

– پیشنهاد خوبی است وحتماً موافقت خواهم کرد .

اجزاء مختلف نامه های اداری :

در مکاتبات اداری بین وزارتخانه ها وسازمانهای دولتی وهمچنین مکاتبات عمومی ، یک نامه اداری می تواند لااقل شامل اجزاء زیر باشد .

۱- سرلوحه :

سرلوحه عبارتست از علامت خاص دولت ( علامت جمهوی اسلامی ایران ) – عنوان وزراتخانه ویا سازمان دولتی – شماره –تاریخ – پیوست وبه طور کلی آنچه که در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است .

۲- عنوان گیرنده وفرستنده وموضوع نامه :

الف ) عنوان گیرنده :

منظور از گیرنده نامه ، شخص ویا مقام ویا سازمانی است که نامه تهیه شده خطاب به آن نوشته       می شود ومعمولاً این عنوان با کلمه « به » مشخص می گردد. برای نوشتن عنوان گیرنده به طریق زیر عمل می شود :

۱- موقعی که اسم وعنوان با سمت گیرنده نامه هر دو نوشته می شود . در این صورت مابل کلمه « به » نام ونام خانوادگی وسپس با یک خط تیره (-) عنوان وسمت وی به طور کامل ذکر می گردد. مثال :

به : برادر ازغندی – معاون آموزش وپرورش نظری ومهارتی سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی

۲- نامه بعنوان وزارتخانه ویا سازمان دولتی وغیره نوشته می شود . در این حالت عنوان کامل سازمان ویا موسسه گیرنده مقابل کلمه « به » نوشته می شود .

مثال :

به : سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی

۳- نامه به عنوان یکی از واحدهای سازمانی وزارتخانه ویا سازمان وموسسه نوشته می شود . در این حالت مقابل کلیمه به « عنوان وزارتخانه ویا موسسه وبا یک خط تیره عنوان واحد سازمانی نوشته می شود .

مثال :

به : سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی – کارشناسی شاهد وایثارگران

۴- نامه در داخل یک وزارتخانه ویا سازمان ویا اداره وبه عنوان یکی از واحدهای داخلی آن نوشته می شود . در این حالت عنوان واحد مورد نظر مقابل کلمه «به » نوشته می شود . مثال :

به : کارشناسی امورمالی

از : اداره آموزش وپرورش ناحیه ۲ مشهد

توضیح : نوشتن اسم وعنوان وسمت گیرنده نامه در یک سطح مخصوص نامه های قطع بزرگ می باشد . در صورتیکه در نامه های قطع کوچک فضای کافی وجود نداشته باشد ، می توان نام ونام خانوادگی نامه را در یک سطر وعنوان ویا سمت وی را در زیر آن تایپ کرد .

 

ب) فرستنده نامه :

عنوان فرستنده نامه با کلمه (از ) مشخص می شود . برای نوستن عنوان فرستنده نامه به صورت زیر عمل می شود .

۱- در مواردی که اسم وعنوان یک سمت گیرنده نامه نوشته می شود مقابل کلمه (از) نام ونام خانوادگی فرستنده نامه وسپس با یک خط تیره عنوان سمت وی بطور کامل ذکر می گردد.

مثال : به : آقای علیرضا براتیان – مدیر کل امور اداری

از : نصرالله مجتهدپور – معاون برنامه ریزی وتوسعه مدیریت سازمان

۲- در سایر موارد که اسم وعنوان ویا سمت گیرنده نوشته نمی شود ، مقابل کلمه «از» عنوان واحد سازمان فرستنده نوشته می شود . مثال :

به : اداه کل امور اداری

از : سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی

۳- در مواردی که نامه به عنوان یکی از واحدهای سازمانی وزارتخانه ویا موسسه دولتی نوشته شود ، ویه فوق رعایت خواهدشد . مثال :

به : اداره کل امور اداری – اداره کارگزینی

از : سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی – اداره امور اداری

 

پموضوع نامه :

موضوع نامه با خود کلمه موضوع مشخص می گردد. موضوع نامه حتی الامکان می بایستی به اختصار وبا یک کلمه وبا یک جمله کوتاه ذک شود ودر عین حال گویای متن نامه باشد ، کلمه ( موضوع ) همیشه زیر عنوان فرستنده نامه ( از ) نوشته می شود . مثال :

به : اداره کل امور اداری

از : سازمان آموزش وپرورش خاسان رضوی

موضوع : پست های سازمانی اداره امو اداری

ت  مقام واسطه بین فرستنده وگیرنده نامه :

در مواردی که به لحاظ رعایت سلسله کراتب اداری نامه ویا گزارش باید با اطلاع ویا از طریق یکی از مقامات سازمان باشد ، بعد از عنوان گیرنده نامه یعنی زیر کلمه (به) کلمه « با اطلاع » نام ونام خانوادگی مقام واسطه وسپس با یک خط تیره عنوان یا سمت وی بطور کامل ذکر می گردد. مثال :

به : آقای علیرضا براتیان – مدیر کل امور اداری

با اطلاع : آقای نصرالله مجتهدپور – معاون برنامه ریزی وتوسعه مدیریت سازمان

از : اسماعیل احمدی مقدم – رئیس اداره امور اداری

موضوع : پست های سازمانی اداره امور اداری

در مواردی که تنها نام یا تنها سمت گیرنده نامه ذکر می گردد. باید در مورد مقام واسطه وفرستنده نامه نیز تنها با ذکر نام یا سمت اکتفا کرد .

 

ث  موارد حذف عنوان فرستنده وموضوع نامه :

در مواردی که نامه اداری برای مقامات خاصی ارسال می گردد، عنوان فرستنده وموضوع در بالای نامه اداری نوشته نمی شود ودر این حالت فقط نام ونام خانوادگی وسمت یا عنوان سازمانی مقام یاد شده ذکر خواهد شد . مثال : برادر حاجی زاده

معاون پژوهش ، برنامه ریزی ومنابع انسانی سازمان آموزش وپرورش خراسان رضوی

 

۳- متن نامه :

متن نامه عبارت از مطلب وشرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته می شود . متن نامه ممکن است از یک ویا چند جمله تشکیل شود .

 

۴- مشخصات امضاء کننده نامه :

معمولاً مشخصات امضاء کننده نامه در دو سطر وبه ترتیب زیر نوشته می شود .

الف – در سطر اول نام ونام خانوادگی امضاء کننده نامه .

ب – در سطر دوم سمت ویا عنوان سازمانی وی مشخص می شود . مثال :

مجریان

رئیس اداره خدمات مالی

۵- گیرندگان رونوشت :

چنانچه لازم باشد یک یا چند رونوشت از نامه صادره برای دیگران ( غیر از گیرنده اصلی ) فرستاده شود عنوان « رونوشت » در سمت راست پایین نامه نوشته شده وگیرندگان رونوشت به ترتیب اهمیت وظایف گیرندگان وبه ترتیب زیر آن نوشته می شوند .

برای تایپ کردن رونوشت گیرندگان در روی نامه های اداری باید به نکات زیر توجه داشت .

الف) در صورتیکه نامه مربوط به واحدهای داخلی سازمان باشد ممکن است روی نسخه اصلی ورونوشت های آن عنوان گیرندگان رونوشت نوشته شود . مثال :

– اداه امور اداری

– اداه امور مالی

– آقای ……….

ب ) در صوتیکه نامه برای خارج از سازمان باشد روی نسخه اصلی ، عنوان گیرندگان رونوشت ، نوشته نخواهد شد . در این حالت عنوان گیرندگان رونوشت در سایر نسخ نامه ( غیر از نسخه اصلی ) نوشته می شود .

پ) برای ارسال رونوشت به مقامات عالی به ترتیب فوق عمل نمی شود . بلکه نامه جداگانه ای برای مقام مربوط تهیه ورونوشت نامه مورد نظر کپی آن به پیوست ارسال می گردد.

 

درباره modiriat

از این مطلب بازدید فرمایید

اربعین

اربعین حسینی تسلیت باد

دلیل بزرگداشت اربعین چیست‌؟ اعتبار اربعین امام حسین (ع‌) از قدیم الایام میان شیعیان و ...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *